Postée il y a 20 heures
ADJOINT ADMINISTRATIF
I.F.S.I/I.F.A.S
Poste à 100%
CDD évolutif vers CDI - Mutation - Détachement- Mobilité interne
Diplôme requis : Niveau B.T.S.
Vaccinations obligatoires à jour
Permis B en cours de validité
Débutant accepté
Toute candidature doit être accompagnée d'une lettre de motivation et d'un curriculum vitae + vous munir le jour de votre entretien d'une copie de vos diplômes
Description du poste
La secrétaire au sein des instituts de formation a pour mission principale de contribuer à la gestion administrative de la formation des élèves aides-soignants et des étudiants en soins infirmiers.
Les activités principales
Assurer les missions courantes d'un secrétariat
Organiser les sélections IFSI - IFAS : Réserver les salles pour les épreuves de sélection, Vérifier la conformité des dossiers, Enregistrer et assurer le suivi des dossiers, Convoquer les membres du jury, Etablir et envoyer les convocations, Enregistrer les résultats aux épreuves, Afficher et envoyer individuellement les résultats aux candidats, Suivre les admissions et les demandes de report de formation
Suivre les prises en charge financière : Rédiger et transmettre les conventions avec les organismes, Créer les attestations de présence, Saisir les entrées en formation des demandeurs d'emploi sur la plateforme , enregistrer les absences,
Constituer ou réactualiser les dossiers administratifs et pédagogiques des étudiants ou des élèves : Classer les documents administratifs, Elaborer les certificats, Enregistrer les absences sur le logiciel, Réaliser les attestations et courriers, Modifier les affectations de promotion en fonction des compléments de formation et des interruptions sur le logiciel métier, Enregistrer les notes, classer les copies d'évaluation, Editer et transmettre les documents nécessaires pour la formation clinique, Prévenir les lieux de stage, Suivre le retour des conventions, Archiver les dossiers en fin de formation
Assurer le suivi des demandes de bourses régionales et de rémunération : Instruire les dossiers de demande de bourses, Saisir les dossiers de demande de rémunération, Informer la région de toute interruption de formation,
Planifier et organiser les réunions : Participer aux réunions secrétariat-direction, Participer aux réunions en lien avec la certification de l'établissement (ISO, Qualiopi), Participer aux manifestations institutionnelles, aux instances, rédiger et transmettre les comptes rendus, commissions de validation de l'acquisition des résultats pour les élèves, instance compétente pour les orientations générales de l'institut, sections pédagogiques, sections disciplinaires, salle,
Préparer les dossiers pour la présentation au jury final du diplôme d'état : Recueillir les documents d'identification des candidats, Contrôler les dossiers présentables, Solliciter des membres pour le jury final, Saisir sur ODESSA les données et résultats des candidats, Transmettre les dossiers à la Direction Régionale de l'Economie de l'Emploi, du Travail et des Solidarités, Afficher les résultats
Experience: Débutant accepté
Compétences: Gestion administrative du courrier,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier
Qualification: Employé non qualifié
Secteur d'activité: Activités hospitalières
Experience: Débutant accepté
Compétences: Gestion administrative du courrier,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier
Qualification: Employé non qualifié
Secteur d'activité: Activités hospitalières