Métier
Administratif - Autres métiers
Intitulé du poste
Responsable adjoint(e) de gestion administrative F/H
Type de contrat
Titulaire ou CDI
Télétravail
Oui
Présentation du service
La Direction des Investissements, placée sous la responsabilité du Directeur, Ingénieur Général, comprend :
La direction des travaux et de la maintenance technique avec deux départements : maintenance/sécurité et travaux-conduite d’opérations
La direction des équipements
Le département gestion administrative et financière divisé en deux secteurs : travaux et équipements
PRESENTATION DU DEPARTEMENT GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE DE LA DIRECTION DES EQUIPEMENTS :
Le département administratif et financier a pour rôle, principal, le suivi administratif et financier des crédits de classe 2 (Investissement) et classe 6 (Exploitation) des équipements biomédicaux, hôteliers et de la maintenance
Composition du département :
1 AAH Responsable du département
1 ACH Responsable du secteur Exploitation- Adjoint au Responsable du département (Poste à pourvoir)
1 ACH Responsable du secteur Investissement - Adjoint au Responsable du département
11 gestionnaires multi-sites (investissement et exploitation) – 1 logisticien 1 référente immobilisation et certification des comptes (ACH)
Vos missions
MISSIONS GENERALES : Participer à l’organisation de la gestion administrative, financière et juridique des opérations relatives aux achats et à la maintenance biomédicale de l’ensemble des sites du GHU APHP Centre – Université Paris Cité
MISSIONS PERMANENTES :
Le Responsable du secteur Exploitation est l’interlocuteur privilégié de l’ensemble des 5 gestionnaires et du logisticien de la Direction des Equipements et assure l’encadrement direct et de proximité des équipes. A ce titre, il :
Participe à la réorganisation du secteur administratif induite par la transformation en supra GH
Décline auprès des équipes, accompagne et s’assure de la mise en place des organisations définies
Suit les plans de maintenance préventive, s’assure de leurs exhaustivités et organise, avec les ingénieurs, les techniciens biomédicaux et les gestionnaires, les commandes associées ainsi que la location des équipements biomédicaux dans le respect des comptes budgétaires (dialogue de gestion mensuel avec la DAF)
Réalise les extractions, dans SAP, permettant le suivi des bons de commande sans service fait et/ou DMP et convient, avec le gestionnaire, des actions à mener
Vient en soutien à la gestion des écarts avec le service facturier
Gère les litiges avec les fournisseurs
En collaboration avec la Responsable Adjointe Investissement, gestion d’enveloppes thématiques (rénovation flash, suite à travaux …) du recueil du besoin avec les services à la mise en paiement de la facture
S’assure de la bonne exécution des marchés centraux et locaux, et informe, si besoin, les ingénieurs biomédicaux et la cellule des marchés
Coordonne la gestion de l’inventaire
Participe à la démarche qualité et à la certification des comptes en lien avec la Référente immobilisation
Actualise les procédures et assure la formation des collaborateurs
MISSIONS SPÉCIFIQUES :
Organise le déploiement d’un nouvel outil de GMAO institutionnel (logiciel SAPHIR)
Fait un état des lieux de l’ensemble des marchés de maintenance biomédicale du GHU et mutualise si besoin les marchés
Actualise les procédures et assure la formation des collaborateurs En l’absence du Responsable du secteur Investissement, le Responsable du secteur Exploitation prend le relai des dossiers dans la limite de ses responsabilités
Profil recherché
CONNAISSANCES PARTICULIERES
Maitrise de l’outil informatique : SAP et bureautique (Word, Excel…)
Connaissance du Code des marchés publics et de la commande publique
Grands principes de la comptabilité publique et distinction des règles comptables et budgétaires qui régissent les dépenses d’exploitation et d’investissement
QUALITES PROFESSIONNELLES
Etre force de proposition sur les organisations à mettre en place
Avoir une attitude constructive et accompagner les évolutions des organisations cibles
Capacité à organiser, prioriser le travail et communiquer auprès des équipes
Assiduité et loyauté
EXPERIENCE CONSEILLEE
encadrement d’équipe
gestion des crédits d’exploitation
Horaires de travail
Cadre au forfait – du lundi au vendredi – repos les week-ends et jours fériés
Vos avantages à l'AP-HP
Remboursement transports à hauteur de 75%
CE AGOSPAP
Description de l'hôpital
Situé à Paris (14è arrondissement), il est composé de 3 sites : Cochin, Port-Royal et Tarnier. Il dispose de services de référence tant au plan national qu'international autour de la cancérologie, la périnatalogie, les maladies de système, les maladies auto-immunes, le diabète, l'ophtalmologie, le thorax, l'ostéoarticulaire. Grâce à ses deux plateaux techniques de pointe en biologie et imagerie, l'hôpital Cochin Port-Royal propose une prise en charge innovante à la pointe de la technologie.
Service d'affectation
Direction Investissements-Dpt des Equipements - seecteur Gestion administrative et financière
Référence de l'offre
2025-14439