Vos principales activités seront :
1) accueillir, orienter et renseigner le public en alternance avec l’officier d’état-civil
- accueillir et renseigner le public sur place et par téléphone
- gérer et afficher les informations
2) organiser et suivre les opérations électorales
- suivre la tenue des listes électorales et préparer la liste préparatoire pour la désignation des jurés d’assises
- préparer les scrutins dont l’animation de la commission de contrôle, les éléments de vote et documents pour la tenue des bureaux, l’envoi des cartes électorales
- élaborer les documents post-électoraux
3) régir les archives municipales
- classer et archiver les documents qui sont déposés aux archivages par les services
- établir les bordereaux d’élimination et les procès-verbaux de recolement
4) en cas d’absence, intervenir sur les autres secteurs du service
- délivrer les documents administratifs (attestations, certificats …) et livrets de famille
- réceptionner et constituer les actes d’état-civil (naissance, mariage, décès …)
- assurer la tenue administrative des registres d’état-civil
- établir les dossiers de mariage, PACS
- gérer les cimetières, les concessions et les espaces funéraires (dont la délivrance et le contrôle des concessions, préparer les travaux d’implantation des concessions) conformément au règlement des cimetières
- assurer la gestion des arrêtés municipaux : affichage, archivage et tenue des registres correspondants
- enregistrer et délivrer les cartes nationales d’identité et les passeports
Savoirs
- Connaître le fonctionnement des collectivités territoriales et de l’action communale (environnement institutionnel et les partenaires locaux)
- Connaître la législation et la réglementation (dans le domaine : funéraire, élections, état-civil, droit des étrangers)
- Connaître les règles de rédaction des actes administratifs (état-civil, arrêtés, décisions du maire …)
- Connaître les règles d’archivage
- Connaître les techniques d’accueil physique et téléphonique
- Connaître les techniques rédactionnelles
Savoir-faire
- Rédiger un acte d’état-civil
- Rédiger des actes à partir d’un progiciel
- Organiser un scrutin
- Respecter les délais réglementaires
- Lire des documents juridiques (circulaires, textes de lois, décrets)
- Accueillir et renseigner la population
- Participer à la mise en œuvre des projets
- Maîtriser les outils informatiques et bureautiques
- Maîtrise des logiciels métier (Gescime, Littera, Angelie, Athéna).
- Rendre compte
- Travailler en équipe
- Communiquer
- Assurer la transmission de l’information
- S’adapter aux différentes situations
- Gérer la polyvalence et les priorités
- Gérer les situations difficiles et les urgences
- Accueillir le public avec amabilité
Savoir-être : rigoureux, discret et patient.
Profil : Expérience sur les élections exigée.
La commune de Saint Denis de Pile est située à 10 minutes de Saint Emilion et de Libourne, 45 minutes de Bordeaux. 5 800 dionysiens vivent et bénéficient de sa situation centrale au cœur du Libournais et de son dynamisme associatif, social et culturel (BOMA, l’Accordeur, festival Musik à Pile). L’Isle, affluent de la Dordogne, borde la commune, sa Charteuse et son parc. La ville bénéficie d’une gare, du passage de l’A89 et du réseau de bus gratuit CALIBUS.
En plein essor, la ville de Saint denis de pile recrute un chargé d’accueil, élections et archives, à temps complet (adjoint administratif territorial), à compter du 1er mars 2025.
Sous la responsabilité du directeur des affaires générales, juridiques et administratives, vous aurez pour missions d’assurer l’accueil du public et les services à la population dans le domaine des élections et des archives municipales.