En étroite collaboration avec la Directrice du Secrétariat de la Direction Générale et sous sa responsabilité, vous aurez pour mission :
• de contribuer à l’organisation et au suivi des séances du conseil municipal et notamment :
→ avant les séances :
- d’effectuer la mise en forme des projets de délibérations, de préparer et envoyer le pli du conseil aux élus,
- d’assurer la publicité des séances sur le site internet de la Ville,
- d’accompagner les services pour la saisie de leurs projets dans le logiciel dédié,
- de préparer la salle du conseil municipal,
→ pendant les séances :
d’assurer la projection des diaporamas ainsi que le lien avec le prestataire chargé de l’enregistrement audio et vidéo des conseils municipaux, d’effectuer le suivi des présences et des votes,
→ après les séances :
- de réaliser la saisie des votes, de finaliser les délibérations et de les envoyer au contrôle de légalité, de les publier et de rédiger le procès-verbal des séances.
• de veiller à la conformité des actes administratifs transmis au Secrétariat, d’assurer leur télé-transmission au contrôle de légalité et leur publication,
• de préparer les registres des délibérations et décisions et/ou des arrêtés du maire en vue de leur reliure,
• d’apporter une assistance à la Direction Générale, notamment :
- pour la rédaction et la mise en forme de documents, de comptes-rendus, tableaux, convocations, diaporamas, etc.
- pour la gestion des agendas et la réalisation de plannings d’astreinte,
• de créer/mettre à jour divers contenus sur le site internet de la Ville,
• de gérer la documentation (abonnements et achats d’ouvrages pour les services) y compris le suivi budgétaire,
• de venir ponctuellement en appui des autres membres du secrétariat général, ou en relais en cas d’absence, afin d’assurer la continuité du service.
En tant que membre du Secrétariat de la Direction Générale, vous contribuerez à la modernisation des processus internes ainsi qu’à l’amélioration continue des outils et/ou méthodes de travail.
Compétences spécifiques :
Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales,
Compétences rédactionnelles avérées,
Compétences organisationnelles et rigueur dans l’exécution des tâches,
Agilité informatique (outils bureautiques / logiciels métiers y compris support technique),
Appétence pour les taches d’administration générale,
Une expérience en matière de gestion d'assemblées et la connaissance des logiciels Dotelec Actes et Idelibre seraient un plus.
Savoir être :
Sens du service public,
Discrétion professionnelle, disponibilité,
Capacités d’anticipation, adaptabilité, réactivité, autonomie,
Capacité à travailler seul et en équipe,
Force de proposition,
Capacité à accomplir des tâches polyvalentes, à anticiper et à gérer les priorités,
Capacité à s’adapter aux demandes imprévues et à gérer son stress.
Contraintes du poste :
Participation aux séances du conseil municipal (en moyenne une fois par mois) et organisation des absences/congés en fonction du calendrier des assemblées.
Poste ouvert aux :
Titulaires ou lauréat de concours de la fonction publique, du cadre d’emplois des adjoints administratifs (catégorie C) et des rédacteurs territoriaux (catégorie B) ou aux grades équivalents dans d'autres fonctions publiques,
ou aux non titulaires de la fonction publique : CDD de droit public, d’une durée de 1 an renouvelable
Conditions d'exercice
Poste à temps complet. Temps de travail de 35 heures hebdomadaires, réparties sur 5 jours, du lundi au vendredi. Disponibilité en fonction des nécessités de services.
La Ville d'Annemasse recrute pour le Secrétariat de la Direction Générale des Services :
un.e assistant.e administratif.ve expérimenté.e (h/f)
Annemasse, ville de 38 000 habitants, surclassée 40 à 80 000 habitants, se trouve au cœur d’un bassin de vie attractif, le Grand Genève (950 000 habitants), idéalement situé entre lac et montagnes et à deux pas d’une nature préservée. Riche de projets structurants qui contribuent à sa mutation, la ville connaît un dynamisme démographique, économique et urbain important.
Dotée de 750 agents et d’un budget de 85 M€, la Ville d’Annemasse développe depuis plusieurs années une démarche managériale inspirée des expériences d'entreprises libérées et nommée « LAB Collectivité » (libérante, agile et bienveillante).
Si vous souhaitez en savoir plus sur la promesse employeur de la Ville d’Annemasse : https://www.calameo.com/read/00441008245ebb27ea483
Au cœur de l’action des services, le Secrétariat de la Direction Générale occupe une place stratégique au sein de la collectivité. Il contribue au bon fonctionnement des diverses instances, facilite et accompagne le travail administratif des services. Il contribue à la sécurité des actes administratifs pris par la collectivité et assure l'assistance de direction des membres de la Direction Générale.
Le secrétariat de la Direction Générale est composé de 3 personnes (1 responsable et 2 agents).