Offre d'emploi Gestionnaire pédagogique des Masters 2 en apprentissage et en formation continue H/F- Jeunes d’Avenirs

Les missions du poste

Mission : organiser et assurer la gestion de la scolarité des étudiants inscrits en apprentissage et en formation continue des Masters 2 Juriste Droit social et Droit de la protection sociale en entreprise 
 
Organiser et assurer le bon déroulement de la campagne de candidatures 
 
• Gérer et contrôler des dossiers de candidatures via Ecandidat 
 
• Organiser les commissions en collaboration avec les enseignants responsables 
 
• Préparer l'instruction des dossiers de candidatures pour les commissions, suivi des VAE/VAP, suivi des candidatures sous Ecandidat, 
 
• Réaliser le planning des entretiens d'admission 
 
• Saisir et traiter les réponses aux candidats, les recours et les demandes hors délai 
 
 
 
Suivre les inscriptions administratives et gérer les inscriptions pédagogiques : 
 
• Assurer l'accueil téléphonique, physique ainsi que la diffusion des informations 
 
• Etablir les conventions de formation professionnelle pour les stagiaires de la FC (OPCO, CPF, Entreprises, France Travail, autofinancement) 
 
• Accompagner les étudiants dans le processus de validation de leur contrat d'apprentissage auprès du CFA 
 
• Planifier et contrôler les Inscriptions Pédagogiques (paramétrer IPweb notamment) 
 
• Établir les emplois du temps (pré-rentrées et cours) en collaboration avec les enseignants et le service du planning 
 
• Prévoir et gérer les rattrapages de cours 
 
 
 
Apporter un appui au processus de placement des stagiaires dans les entreprises : 
 
• Gérer les demandes de renouvellement de partenariats avec les entreprises et Cabinets d'avocats 
 
• Envoyer les CV des apprentis aux entreprises partenaires 
 
• Assurer le suivi des placements des apprentis en entreprise 
 
 
 
Planifier les examens et contribuer au bon déroulement des épreuves : 
 
• Fixer les plannings d'examen en collaboration avec les enseignants, les autres composantes et le service du planning 
 
• Préparer et assurer l'organisation matérielle des examens : reproduction des sujets, commande de copies et coordination des surveillants administratifs 
 
• Superviser le déroulement des épreuves 
 
 
 
Gérer les notes et résultats 
 
• Vérifier et saisir les notes 
 
• Organiser et superviser les délibérations, élaborer les Procès-Verbaux 
 
• Editer et délivrer les relevés de notes et les diplômes 
 
• Organiser la remise de diplômes 
 
 
 
Gérer les plannings des soutenances 
 
- Suivre les dépôts de rapports/saisie des notes 
 
- Réceptionner les attestations de fin d'année et les saisir sur Formalink 
 
 
 
Assurer le suivi de l'assiduité des étudiants en apprentissage et en FC 
 
• Gérer les feuilles d'émargement (sous format papier) 
 
• Récolter les justificatifs d'absence 
 
• Consigner les informations liées à l'assiduité dans nos systèmes d'informations (Formalink et FCA manager) 
 
 
 
Mission : gérer les dossiers des enseignants vacataires 
 
 
 
Assurer la gestion des dossiers des enseignants vacataires 
 
• Veiller à la mise à jour des bases de données 
 
• Envoyer les dossiers de renseignements aux enseignants vacataires 
 
• Contrôler les pièces justificatives reçues et s'assurer de la conformité avec la réglementation 
 
• Créer les contrats et états de service sur OSE 
 
• Garantir une transmission à la DRH des dossiers (contrats, pièces justificatives et états de service) complets 
 
 
 
Mission : suivre l'exécution budgétaire 
 
Gérer les commandes 
 
¤´¤´ -¤Suivre les recettes des formations 
 
• Demander les devis aux fournisseurs 
 
• Etablir les bons de commandes 
 
• Réaliser les services faits 
 
o Assurer la gestion des livraisons 
 
o Assurer le suivi des paiements 
 
 
 
Organiser les voyages 
 
• Etablir les ordres de mission 
 
• Organiser les voyages de groupe des étudiants 
 
 
 
Mission : communication autour des diplômes 
 
• Mettre à jour les pages internet des diplômes et animer les réseaux sociaux du Master avec une publication hebdomadaire (Facebook, Instagram, Linkedin et X) 
 
• Diffusion des différentes manifestations inhérentes à la formation (Colloques, Séminaires) 
 
• Contribuer à l'animation du réseau des anciens étudiants du Master (Annuaire, diffusion des offres d'emploi) 
 
• Actualiser les carnets d'adresses (anciens étudiants, Intervenants, Maîtres d'apprentissage) 
 
• Contribuer aux différentes enquêtes (Classement SMBG, enquêtes d'insertion professionnel du CFA-ORIVE ...)

Le profil recherché

Les « savoirs » : 
 
- Parfaite connaissance de la formation du Master 2 (alternance et apprentissage), de la réglementation et des procédures 
 
- Connaître les règlements de contrôle des connaissances 
 
- Connaître son environnement universitaire et les services transversaux 
 
 
 
Les « savoir-faire » : 
 
- Savoir appliquer les procédures internes 
 
- Maitriser les techniques de rédaction d'un courrier administratif et d'une note d'information 
 
- Maitriser les logiciels de gestion APOGEE, ECANDIDAT, OSE, HYPERPLANNING, TYPO3, SIFAC, DRUPAL 
 
- Maitriser les logiciels WORD et EXCEL 
 
 
 
Les « savoir-faire » comportementaux : 
 
- Savoir être organisé, méthodique 
 
- Savoir anticiper et être réactif 
 
- Savoir gérer les situations de stress et de conflit avec un étudiant 
 
- Savoir s'adapter à son interlocuteur (étudiant, enseignant, services de l'université) et être à l'écoute

Bienvenue chez UNIVERSITE PARIS 1 PANTHEON SORBONNE

L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne associe le glorieux héritage du collège fondé par Robert de Sorbon au XIIIe siècle avec un projet pluridisciplinaire novateur. Première université française en sciences humaines et sociales (SHS), elle cultive depuis 1971 un esprit unique qui associe une approche scientifique exigeante et l’ambition de faire émerger de nouveaux savoirs qui transforment le monde.

Implantée sur 25 sites parisiens et franciliens, ouverte sur le monde et l'Europe avec les onze établissements qui composent l'alliance Una Europa, elle accompagne près de 45 000 étudiants par an répartis en 10 unités de formation et de recherche, 4 instituts, 37 unités de recherche ainsi que 10 écoles doctorales et revendique l’un des plus grands réseaux d’alumni du continent. L’université compte 2600 personnels dont 1200 personnels BIATSS et 1400 personnels enseignants. Son budget annuel s’élève à plus de 220 millions d’euros.

Grâce à son exceptionnel éventail de disciplines, elle forme des chercheurs, des enseignants, des professionnels du droit, des cadres pour les entreprises et l’administration, des économistes, des artistes… mais surtout des citoyens critiques qui analysent le monde qui les entoure et imaginent des solutions concrètes face aux nouveaux enjeux de notre société.

L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne est aujourd’hui la grande université française en sciences humaines et sociales, engagée pour replacer l’humain au c&oelig;ur de l’approche scientifique, pour des sciences plus humaines ainsi que pour une société plus juste et durable. L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne engagée dans plusieurs projets stratégiques : sa Fondation universitaire, la stratégie d’alliance avec Sorbonne Alliance (Paris 1, ESCP Business School, université Sorbonne Nouvelle), le Campus Condorcet, son projet d’Université européenne UNA EUROPA, les projets Sorb’Rising (PIA 4 « Excellences ») et RAMPE (appel à projets ASDESR), la labellisation HRS4R obtenue en 2021.

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