MAIRIE DE PONTCHATEAU
Postée il y a 24 heures
Sous la responsabilité de la Directrice des Services Techniques, vous aurez les missions suivantes :
• Gestion de l’accueil téléphonique et physique des Services Techniques
- Gestion et suivi des réclamations, doléances, questions des administrés et des prestataires extérieurs reçues via les différents vecteurs d’information (courriers, courriels, appels, présentiel).
- Orienter, conseiller le public vers l’interlocuteur ou le service compétent
- Prendre les messages et hiérarchiser le niveau d’urgence
- Recensement des besoins d’interventions et transmission aux responsables de services
- Recevoir et rediriger les mails
- Conseiller les usagers et agents sur les procédures
- Faciliter la circulation des informations au sein des services techniques
- Gestion du suivi de l’entretien du matériel et le contrôle technique des véhicules
• Gestion administrative des Services Techniques
- Support des moyens généraux et chefs de services
- Rédaction de courriers, de notes diverses, de comptes-rendus
- Enregistrement du courrier : réception et expédition
- Gestion des arrêtés municipaux et des demandes d’autorisations en lien avec les services concernés (DT-DICT / Arrêtés / prescriptions pour les autorisations d’urbanisme)
- Rédaction des arrêtés (numérotage, alignement, circulation)
- Organisation du classement et de l’archivage
• Planification et suivi
- Réception et centralisation des demandes de travaux, évaluation de l’urgence, sollicitation des arbitrages, transmission aux équipes, via l’enregistrer les demandes d’intervention sur le logiciel métier, formalisation de la réponse du suivi de traitement
- Relancer les services en charge des interventions
- Participer aux réunions de service et rédiger les comptes rendus
- Organisation de réunions et de commission municipales en collaboration avec le secrétariat général
- Réalisation de tableaux de bords sur différents sujets (congés, contrats, budgets, etc.)
- Rédaction des comptes-rendus, notes, procédures, et courriers administratifs
- Gestion de l’agenda (prise de rendez-vous, organisation et préparation de réunions, réservations de salles)
- Suivi des demandes d’interventions (Eclairage public, eau, assainissement, hydro-curage – travaux externalisés).
- Engagements, devis, bons de commande et factures
- Suivi de l’entretien du matériel et le contrôle technique des véhicules
• Gérer les demandes en matière de Ressources Humaines (activité secondaire)
- Feuilles mensuelles des heures supplémentaires de travail, transmettre les demandes d’absences des agents du CTM au RH
- Demandes de formations, de préparation aux concours et tout autre document à transmettre au RH
- Réceptionner, enregistrer et transmettre les candidatures au service RH
Titulaire d'un Diplôme de niveau IV dans le domaine du secrétariat, vous bénéficiez de bonnes connaissances en procédures administratives, règles budgétaires et comptables.
Doté d'un excellent relationnel, vous maitrisez les techniques d'accueil, d'écoute et d'information de vos interlocuteurs.
Rigoureux, d'une grande capacité d'adaptation, d'initiative et d'autonomie, savez gérer les plannings et vous connaissez les principes en matière de gestion du temps de travail.
Vous capacités rédactionnelles et administratives sont affirmées. Vous maitrisez parfaitement les outils informatiques.
Vous aimez aussi le travail d'équipe et savez faire preuve de discrétion et de réserve.
La Ville de Pont-Château, recherche un(e) assistant(e) de gestion administrative pour son service "Moyens Généraux des Services Techniques".