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* Accueil physique et téléphonique du public :
- Recevoir et orienter les demandes,
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages,
- Hiérarchiser les demandes ou les informations selon leur caractère d'urgence ou priorité,
- Conseiller les usagers sur les procédures,
- Orienter le public vers l'interlocuteur compétent,
* Gestion des demandes de CNI et passeport :
- Assurer les Rdv dépôts et remises de titres,
- Traiter les dossiers au dépôt,
- Préparer les dossiers pour les rdvs du jour,
- Traiter les demandes de cartes d'identité, de passeports et de titres de séjour,
- Contrôler la validité des dossiers (photo, documents fournis)
- Procéder aux enregistrements des demandes de création et de renouvellement sur la plateforme de l'Agence Nationale des Titres Sécurisés,
- Assurer l'impression des récépissés, la numérisation des signatures des demandes et des empreintes,
* Associations :
- Mettre à jour la liste des associations,
- Établissement des conventions temporaires et permanentes d'utilisation des salles, ménages et prêt de matériel,
- Gestion des plannings des salles,
- relation et prise de rendez-vous avec les associations pour la location de salles,
- préparation des dossiers de subventions,
- réception des dossiers de subventions avec rédaction des notes de synthèse,
- archivage
* Instruction et constitution des actes d'état civil :
- Mise à jour des registres d'état civil (établissement des actes de naissance, mariage, décès, reconnaissances, transcriptions, mentions marginales, ...),
- Délivrance des actes d'état civil,
- Délivrance des autorisations funéraires,
- Préparation des dossiers de mariage et/ou PACS et suivi (mise à jour des livrets de familles, envoi des avis de mention, ...),
Tâches secondaires
* Traitement des demandes de légalisation de signature, de recensement militaire, de déclaration de débits de boissons, ...,
* L'agent peut être amené à remplacer un agent absent ou à seconder temporairement un agent ayant un surcroît d'activité,
Conditions d'exercice :
- temps complet à 37h00 hebdomadaire avec un samedi sur 2 travaillé,
- Horaires réguliers avec des amplitudes variables en fonction de l'activité, des élections,
-Travail au bureau,
-Disponibilité vis-à-vis du public,
- Rémunération statutaire avec RIFSEEP,
- tickets restaurants,
- Participation mutuelle (25€), et prévoyance (prise en charge à 100%),
- adhésion au CNAS
Les " savoirs
Connaissance de la réglementation en matière d'état civil et funéraire,
Connaissance de la législation et de la réglementation applicable en matière de CNI/Passeport,
Connaissance du statut de la Fonction publique territoriale
Les " savoir-faire
Travailler en équipe
Capacités rédactionnelles
Maîtrise des outils de bureautiques
Capacité d'adaptation et à gérer les situations de stress
Qualités organisationnelles
Aptitude à gérer les priorités
Aptitude à tenir les délais
Aptitude à gérer les conflits
Les " savoir-être
Qualités relationnelles notamment sens de l'écoute, du dialogue, de la communication et diplomatie,
Sens du service public,
Sens des responsabilités,
Esprit d'initiative,
Rigueur,
Autonome,
Polyvalent,
Commune de la Région Auvergne Rhône-Alpes, Lentilly (6 480 habitants) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme avec la présence de deux arrêts du Tram-train de la ligne Saint-Paul - Sain Bel. 90 agents sont présents au quotidien auprès des élus et des administrés de la commune.
Assurer l'accueil des usagers, assurer les demandes de CNI/Passeport, Instruire et constituer les actes d'Etat civil, Assurer et suivre les élections