Postée il y a 4 jours
Sous l'autorité du Président régional ou de la personne mandatée par ce dernier et en lien avec le Bureau Régional, il/elle est en charge de :
Fonctionnement de l'association et communication interne
- Préparation administrative et matérielle des réunions, et réalisation de compte-rendu.
- Rendre compte périodiquement de l'avancement des actions en cours auprès de son supérieur hiérarchique désigné et du président de l'association
Communication externe et organisation de l'action associative
- Peut être acteur (trice) des relations avec la fédération/le réseau SOS hépatites à laquelle adhère l'association en complémentarité avec les autres salariés.
- Peut être amené (e) à participer aux événements de la vie associative régionale et nationale
Caractéristiques:
- Participation aux réunions d'équipe et, le cas échéant, aux réunions des organes décisionnels de l'association.
- Travail en lien avec les bénévoles, les salariés et les partenaires de l'association.
- Participation ponctuelle aux actions et aux activités de l'association
Missions :
Secrétariat générale:
- Faciliter le fonctionnement de la structure et de la tenue des activités.
- Gestion et suivi du courrier.
- Classement, organisation et archivage.
- Suivi des fournitures et réapprovisionnement.
- Suivi des convocations auprès de la médecine du travail.
- Convocation aux différentes réunions et compte-rendu des réunions.
- Gestion de stock et gestion de prêt de la documentation et outils de prévention de l'association
- Organisation administrative et logistique des formations et colloques organisés par l'association
- Utilisation du logiciel PUBLISHER : Création d'outils de communication et de divers documents
- Suivi administratif des actions de terrain et transmission des données aux personnes concernées.
- Gestion administrative des formations QUALIOPI organisées par l'association.
- Participation et élaboration de différents courriers.
- Suivi des différents dossiers administratifs et financiers.
- Gestion et suivi du fichier adhérent.
- Participation à la gestion du site internet (WordPress) et des réseaux sociaux de l'association
- Gestion de stock des TROD et matériel annexe
- Saisie des dossiers TROD et établissement des états récapitulatifs
- Saisie des actions dans le calendrier des actions
- Réaliser les demandes de subventions
Secrétariat en lien avec la gestion financière et Ressources Humaines:
- Suivi des congés des salariés.
- Edition devis et factures.
- Collecter et vérifier les pièces comptables courantes (factures, clients et fournisseurs, justificatifs de frais...).
- Suivi des demandes de remboursement de formation à l'OPCO.
- Suivi des demandes de remboursement de divers clients
- Préparation des règlements fournisseurs et notes de frais
- Rédaction de documents de début et de fin de contrat.
En lien avec le cabinet comptable :
- Préparation des éléments des fiches de paie pour le cabinet comptable
- Gestion et traitement des chèques (réalisation des remises de chèques).
- Préparation et transmission des pièces comptables courantes (factures, clients et fournisseurs, justificatifs de frais...).
- Suivi de documents financiers (compte-rendu financier, prévisionnels, situations comptables trimestrielles.) et documents dédiés à l'administration fiscale et sociale (impôts, .)
- Transmission des arrêts de travail
Experience: 3 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Techniques de prise de notes,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative d'une activité,Définir des besoins en approvisionnement,Organiser des déplacements professionnels,Organiser la logistique des recrutements et des formations,Organiser le traitement des commandes,Réaliser la gestion administrative du personnel,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques
Langues: Français exigé
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Experience: 3 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Techniques de prise de notes,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative d'une activité,Définir des besoins en approvisionnement,Organiser des déplacements professionnels,Organiser la logistique des recrutements et des formations,Organiser le traitement des commandes,Réaliser la gestion administrative du personnel,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques
Langues: Français exigé
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.