Postée il y a 6 jours
Au sein de la Direction générale adjointe « Transformation sociale et sociétale », vous assurez l'assistanat de la Mission droits des femmes et égalité des genres.
ACTIVITÉS :
Gérer les agendas.
Suivre les dossiers et mettre à jour les contacts (internes/externes).
Saisir et reproduire des documents.
Organiser des réunions et participer ponctuellement à certaines réunions avec rédaction et diffusion des comptes-rendus.
Assurer la gestion des déplacements et la liquidation des frais.
Communiquer avec les partenaires de la Mission (agent-es, associations, usager-ères, prestataires).
Assurer la gestion en appui du service comptable des crédits de la Mission (suivi des engagements financiers, contact avec les prestataires).
Assurer la gestion en appui de la chargée de mission des subventions (dont subventions en nature) : suivi délibérations et suivi des notifications aux associations.
Effectuer des recherches de données ou d'informations sur Internet.
Effectuer le classement et l'archivage.
Proposer, organiser et mettre en œuvre le suivi d'outils spécifiques liés aux besoins de la mission (cf. gestion d'espaces Sharecan) ou pour des actions spécifiques (cf. outils partagés avec les partenaires).
Assurer la gestion en appui à la chargée de mission de la newsletter mensuelle (création, diffusion).
Initier, actualiser et gérer différents vecteurs de communication de la Mission soit directement (cf. réseaux sociaux), soit en appui et en collaboration avec la direction de la Communication.
Participer au réseau des webmasters de la collectivité.
Vous participez au lancement d'évènements (colloques, séminaires, expositions, rencontres publiques) portés par la Mission à tous les stades de la préparation à la réalisation, gérer en particulier les phases de diffusion de l'information et de mise en œuvre logistique ainsi que l'accompagnement à la gestion de projets.
Conditions de travail
Horaires de bureau avec possibilité d'amplitude en fonction des obligations.
Experience: Débutant accepté
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Experience: Débutant accepté
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.