Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des sciences et ingénierie - http://sciences.sorbonne-universite.fr
Localisation : Campus Pierre et Marie Curie - 4, place Jussieu, 75005 Paris
Libellé de Fonctions : Assistant du Service des Etudes - Pôle Soutien aux Etudes
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : J
Emploi-type : J4C42- Technicien-ne en gestion administrative
Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans)
Mission : Le technicien en gestion administrative du Service des Etude du Pôle Soutien aux Etudes, en lien avec son autorité hiérarchique, accompagne l'ensemble des départements de formation dans l'appropriation du cadre règlementaire et organisationnel des études. A ce titre, il coordonne plusieurs projets et se positionne en expert auprès des différentes scolarités de la faculté des Sciences- Sorbonne Université.
Activités principales :
- Le technicien en gestion administrative du Service des Etudes, pôle stages et suivi de l'Etudiant est en charge de :
- Rassembler puis analyser les informations relatives aux demandes de recours et dossiers litigieux pour décision par l'autorité compétente. Utiliser la plateforme Trouver Mon Master pour analyser les saisines formulées auprès du rectorat et assurer le suivi auprès des départements de formation et tout comme pour la plateforme universitaire concernant les recours gracieux
- Assurer le suivi individualisé de dossiers complexes, notamment les étudiantes et étudiants PASS et les élèves CPGE en réorientation, depuis la publication des informations jusqu'à l'inscription en passant par la candidature
- Participer à l'organisation et au suivi de la campagne de réorientation semestrielle en collaboration avec la scolarité des L1 et le décanat formation
- Répondre aux sollicitations individuelles et spécifiques, non traitées par les départements de formation (Gestion des dérogations, Demandes d'attestation de la préfecture, enfants de diplomates.)
- Accueillir, former et encadrer et former les vacataires
- Favoriser la circulation des informations et la communication avec les différents services de l'établissement
- Gérer les demandes de dossiers EXIL : instruire et suivre les demandes, solliciter les départements de formation, générer les inscriptions administratives
- Assurer le secrétariat du Pôle : gestion des congés, des jours travaillés et des TT, des fournitures, réservation de salles.
Activités associées :
- Archiver l'ensemble des documents
- Concevoir et alimenter des tableaux de bord et de suivi de gestion
- Participer à une démarche qualité au travers de la conception d'outils de scolarité et de la rédaction de procédures à destination des gestionnaires de scolarité
- Apporter une aide méthodologique auprès des gestionnaires de départements
- Gérer la logistique : organisation de réunions, rédaction de comptes rendus, gestion de l'agenda du responsable du Service des Etudes
Experience: Débutant accepté
Compétences: Notions de base en veille juridique,Logiciels de scolarité,Informer et rendre compte à sa hiérarchie,Informer et rendre compte,Disponibilité, discrétion et confidentialité,Gérer les urgences,Planifier les activités et les échéances,Sens du contact et des relations humaines,Organisation de réunions,Outils bureautiques
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Experience: Débutant accepté
Compétences: Notions de base en veille juridique,Logiciels de scolarité,Informer et rendre compte à sa hiérarchie,Informer et rendre compte,Disponibilité, discrétion et confidentialité,Gérer les urgences,Planifier les activités et les échéances,Sens du contact et des relations humaines,Organisation de réunions,Outils bureautiques
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.