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Activités principales :
Gestion de la paie (en binôme) :
> Exécuter l’ensemble du processus de paie dans le respect du calendrier :
- Gérer, suivre et saisir les éléments variables et contrôler les éléments modificatifs de paie (IHE, IHTS, astreintes, prélèvements sur salaire, participation employeur mutuelle, remboursement transports, traitement des avantages en nature, forfait mobilité durable …);
- Intégrer, dans le SIRH, les pièces justificatives individuelles liées à la paie;
- Contrôler, dans le SIRH, la présence des pièces justificatives individuelles liées à la carrière et aux contrats;
- Vérifier l’impact financier des maladies, accidents du travail, CLM, CLD, services non faits, jours de carence, temps partiel…. ;
- Procéder au calcul des bulletins de salaire et les vérifier;
- Assurer la génération du fichier de mandatement, corriger en cas d'éventuels mandats négatifs, et procéder à une nouvelle génération;
- Réaliser l'état de charges de l'ensemble des organismes (mensuels, trimestriels, annuels);
- Réaliser la Déclaration Sociale Nominative (DSN) en vérifiant : les charges en rapport avec la paie et procéder aux corrections si nécessaire;
- Contrôler les mandats et suivre la liquidation en lien avec le centre des Finances Publiques;
> Assurer la gestion et le suivi des coffre-fort numériques;
> Assurer le suivi des indemnités journalières;
> Participer au suivi budgétaire post-paie et au contrôle des imputations;
> Répondre aux contrôles demandés par le centre des Finances Publiques;
> Traiter les formulaires de recrutement de demandes de recours aux contractuels;
> Traiter et suivre les demandes d’acompte de salaires;
> Traiter et suivre les indus (titres de recettes).
Gestion administrative en lien avec la paie:
- Gérer et suivre les participations mutuelles (attestation, saisie paie…);
- Gérer et suivre les demandes de remboursement/prise en charge transport (RTM, train (hors RTM), forfait mobilité durable…);
- Gérer et suivre les attributions, déductions et la commande de titres restaurant;
- Gérer et suivre les astreintes administratives et techniques.
Gestion et suivi des vacataires:
- Gérer et contrôler les formulaires de recrutement vacataires (vérification des pièces, imputations, services…);
- Rédiger, notifier et suivre les contrats des vacataires;
- Etablir la paie des vacataires (contrôle des services faits…) et réaliser les attestations.
Activités secondaires :
- Elaborer des courriers et actes administratifs en lien avec son activité;
- Valider les factures en lien avec son activité;
- Alimenter et suivre les tableaux de bord de gestion;
- Alimenter et mettre à jour le SIRH dans son domaine;
- Participer à l'élaboration du rapport d'activité et du RSU;
- Réaliser des procédures dans son domaine et alimenter le cahier des procédures;
- Participer à l'élaboration et à la mise à jour du livret d'accueil des nouveaux arrivants;
- Participer aux réunions internes/externes dans son domaine;
- Elaborer les bons de commande en lien avec ses activités;
- Renseigner et informer les agents dans le domaine de la paie;
- Assurer une veille règlementaire dans son domaine;
- Alimenter l'intranet et participer à l’élaboration de la newsletter;
- Assurer le lien et les échanges avec le centre des Finances Publiques, les organismes sociaux et les services de l’INSEAMM.
- Niveau d’étude souhaité : Niveau III (Bac +);
- Expérience souhaitée : 2 années;
- Connaissances des collectivités publiques;
- Connaissances des règles de rémunération appliquées à la fonction publique territoriale;
- Maitrise des outils bureautiques , informatiques, et d'un logiciel métier;
- Savoir appliquer des procédures administratives et réglementaires en matière de ressources humaines;
- Suivre et appliquer les évolutions réglementaires relatives à la paie;
- Capacité à s’organiser et identifier les urgences;
- Qualités relationnelles, diplomatie et sens de l’écoute;
- Neutralité et devoir de réserve;
- Grande discrétion professionnelle;
- Adaptabilité, anticipation et réactivité;
- Savoir travailler en équipe et être polyvalent;
- Organisation, rigueur et méthode.
Au sein du pôle ressources humaines l’assistant/e ressources humaines – paie / vacataires assure et garantit l’ensemble du processus de paie, la gestion des vacataires et les dossiers transversaux liés à la rémunération.