- Réceptionner les appels téléphoniques, renseigner, informer, orienter et transmettre les messages
- Assurer la gestion administrative et la communication des informations entre la directrice et les différents services : saisi de documents, relecture, respect de la charte graphique, mises à jour des procédures internes, gestion des fournitures, des consommables et des locations de véhicules de services
- Collecter entre les différents services les données, suivre et mettre à jour les indicateurs d'activités, saisir les rapports d'activités
- Réceptionner et trier le courrier interne et externe de la Direction et le diffuser aux services concernés selon les procédures internes
- Réceptionner et gérer les notes et rapports de la Direction des Sports, de la Jeunesse et de la Culture de la DSJC et des autres Direction, puis les transmettre selon les procédures internes
- Assurer la Gestion Electronique des Documents selon les règles internes
Classer et archiver les documents administratifs de la Direction
- Gérer de l'agenda de la Direction
- Préparer et gérer la logistique des réunions : invitations, réservations de salles, préparation des dossiers, ...,
- Gérer les dossiers relatifs au développement du réseau : partenariats, projet de développement et création de bibliothèques, conventions de partenariat Communes/Département,
- Assurer la gestion des ressources humaines de la Direction en lien avec le Services des Ressources Humaines : demandes d'autorisations d'absences, arrêts maladie, demandes de recrutements, demandes de formation, suivi des dossiers agents, accueil des nouveaux arrivants
- Temps de travail : 39h par semaine (7h50 par jour)
- NBI : 10 points
- Etre titulaire d'un diplôme en secrétariat et/ou posséder une expérience significative sur un poste similaire
- Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et posséder des aptitudes à l'utilisation de logiciels métier dédiés
- Savoir communiquer à l'oral et à l'écrit
- Maîtriser les technique de la rédaction administrative, posséder une excellente orthographe
- Posséder connaissances sur le fonctionnement d'une administration publique
- Savoir prioriser, anticiper, respecter les échéances, organiser son travail
- Etre capable de travailler en autonomie et en équipe
- Faire preuve de discrétion, respect de la confidentialité
Collectivité de proximité par excellence, le Département est un acteur local incontournable, garant de la solidarité des personnes et des territoires sur l'ensemble de la Moselle. Entre les missions qui lui sont dévolues par la loi, les politiques volontaires mises en place pour favoriser le bien-être des Mosellans et l'attractivité du territoire, le Département influe sur le quotidien de centaines de milliers de personnes, hommes, femmes, enfants, nourrissons, seniors ou personnes handicapées, collégiens, acteurs associatifs, sportifs,... . Les services départementaux assurent la mise oeuvre des politiques publiques départementales ; près de 3200 agents mettent en oeuvre au quotidien ces politiques départementales pour apporter le meilleur service public à la population, sur l'ensemble du territoire mosellan.
Rattaché à la Directrice de la Lecture Publique et des Bibliothèques, vous assurez les missions suivantes :
- Gestion administrative du secrétariat de la Direction
- Suivi des affaires de la Direction en lien avec les chefs des services transversaux et des chefs des services territoriaux de Metz-Orne, Forbach Saint-Avold, Sarreguemines Bitche, Thionville, Sarrebourg Château-Salins
- Suivi des affaires en lien avec la Direction des Sports, de la Jeunesse et de la Culture, la Direction des Ressources Humaines et du Lien Social
- Suivi des affaires relatives à la gestion et au développement des territoires