Postée il y a 7 jours
Placé sous l’autorité de la directrice de l’administration des Personnels, vous l’assistez et lui permettez d’exercer au mieux ses activités. Vous faites partie de l’équipe de direction et avez une vision globale de l’activité des services. Vous êtes le correspondant et l’antenne de gestion RH des agents de la direction.
Très polyvalent, vous avez un fort sens du service public et êtes la porte d’entrée de la direction pour renseigner et orienter le public.
Activités principales : Fonction d’assistant de direction (60%)
Organisation de la vie professionnelle du directeur
- Gérer et mettre à jour les agendas
- Prioriser et rappeler des informations/échéances importantes
- Gérer la messagerie secrétariat DAP
- Organisation des réunions (Logistique, comptes rendus, ...)
- Gestion et suivi de l’activité et des dossiers DAP (archivage, rapport d'activité...)
- Accueil physique et téléphonique
Fonction d’antenne de gestion (40%)
- Gestion des éléments RH des agents, congés des cadres de la direction, distribuer les Titres-Restaurants, télétravail des agents…
- Suivi et mise à jour de l’organigramme
- Anticiper l’accueil des nouveaux arrivants (équipements informatiques, mobilier, communication…)
- Synthétiser et centraliser les informations RH et les diffuser
- Gérer et suivre les moyens de la direction : équipements et fournitures de bureau
- Gérer les commandes et suivi du budget
Activités spécifiques :
En cas de besoin, organisation et assistance administrative auprès des responsables de service de la direction, et du DGA aux Ressources Humaines et au dialogue social en l’absence de l’assistant de ce dernier.
En cas de besoin, appui aux autres assistants de direction de la DGRHDS., suivi des autres messageries génériques gérées par la direction
- Suivi des travaux de la direction (déménagement, aménagement des locaux…)
- Consolidation du bilan des actions de prévention
- Repérage des comportements à risque, dialogue et régulation des conflits en situation de stress
Suivi et mise à jour des informations de la direction sur l’intranet, en soutien des gestionnaires et des référents intranet.
Conditions de travail :
Lieu de travail : Annexe Hôtel de Ville - 1, Place Louis Pradel - 69001 LYON
Temps de travail:
25 jours de congés annuels et 2 jours de fractionnement
38h45/semaine et 21 jours RTT par an
Télétravail jusqu'à 2 jours/semaine selon nécessités de service
Possibilité d’expérimenter la semaine en 4 jours ou 4.5 jours
Avantages :
- Titres-restaurant 8,50 €/titre
- Primes annuelles
- Participation transports en commun 75%
- Forfait mobilités durables jusqu'à 300 €/an
- Participation employeur à la complémentaire santé et prévoyance
- Comité des Œuvres Sociales
- Formations
De niveau bac, vous maîtrisez les logiciels bureautiques, (pack office, navigation internet, outils de réunion et de sondage (doodle agenda, google form…) et un progiciel spécialisé (Astre RH, astre finances, easyvista, GTA ...)
Vous possédez des notions en matière budgétaire et comptable.
Vous connaissez les techniques de secrétariat (classement, archivage, rédaction)
Capable de prioriser vos tâches, vous faites preuve de discrétion, sens relationnel, sens du service public, et êtes force de proposition.
La Ville de Lyon (510 000 habitants) ,pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, emploie 10 000 agents présents au quotidien auprès des Lyonnaises et des Lyonnais.
Au sein de la Délégation Générale aux Ressources Humaines et au Dialogue Social (DGRHDS), la Direction de l’Administration des Personnels (DAP) a en charge la gestion administrative du personnel (300 M€ de budget, 7500 postes permanents, 11 000 paies mensuelles). Regroupant 3 services (Conseil et Gestion administrative du personnel, Carrières, Rémunération), elle compte environ 70 agents.