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ASSURER LE CONTROLE DES DOSSIERS SENSIBLES PRIS EN CHARGE PAR LES REFERENTS :
- Relecture des dossiers particuliers ou sensibles (changement de nom, effets des jugements de divorce, cas de décès particulier etc.)
- Accompagner les référents dans le perfectionnement de leur formation en fonction des évolutions réglementaires
INSTRUCTION DES DOSSIERS EN MATIERE D’AFFAIRES GENERALES / ELECTIONS :
- enregistrer et traiter les demandes et retraits de passeports biométriques et cartes nationales d’identité
- enregistrer et traiter les inscriptions sur la liste électorale et les recensements militaires
- renseigner et instruire les demandes d’attestations d’accueil
- participer aux missions diverses du services (préparation des cérémonies, préparation des scrutins électoraux, préparation et participation aux commissions de contrôle des listes électorales
- traitement des dossiers OFII
- assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés
- déplacement à domicile dans le cadre d’une démarche administrative (carte d’identité, légalisation de signature, certificat conforme…)
AFFAIRES GÉNÉRALES :
- Accompagner le responsable sur la gestion des dossiers transversaux ou sensibles
- Assurer la gestion des dossiers d’attestation d’accueil et de recensement après enregistrement en Cabine
- Assurer le suivi de l’affichage des documents
- Assurer avec le responsable la gestion des recueils des dossiers en lien avec la Préfecture
- Contribuer à l’atteinte des objectifs du service
GESTION DES ÉLECTIONS :
- Maîtriser et assurer la gestion administrative des activités affaires générales et des élections
- Accompagner le responsable pour le pilotage les opérations électorales (tenue de la liste, organisation des scrutins …),
INTERIM :
- Assurer l’intérim du responsable et des référents en cas d’absence
FORMATION DES CONSEILLERS CITOYENS :
- Assurer la formation continue des conseillers sur l’ensemble du pôle citoyenneté
1. Savoirs/diplômes :
Maîtrise du fonctionnement et de la gestion de l’état-civil (naissance, mariage, PACS, décès), des affaires générales et des élections,
2. Savoirs faire :
Maitriser les fonctionnalités des outils informatiques,
Développer les dispositifs de conseil et d’information sur les prestations délivrées,
Restituer l’information à la hiérarchie.
3. Qualités relationnelles exigées :
Facilité d’adaptation aux amplitudes de travail (permanences, périodes électorales…) et gestion des situations conflictuelles,
Sens de l’initiative, réactivité et disponibilité,
Capacités organisationnelle, rédactionnelle, d’analyse et de synthèse,
Sens du contact, aisance relationnelle, sens du service public et de l’accueil,
Neutralité et devoir de confidentialité,
Polyvalence.
Sous la responsabilité du responsable de service, vous êtes le relais entre les référents de chaque pôle et votre hiérarchie et êtes le référent direct dans le domaine des affaires générales et des élections