Dans le cadre de vos missions, vous jouez un rôle essentiel en assurant l’accueil du public avec amabilité et discrétion, que ce soit pour les usagers, les citoyens, les services municipaux, ou encore les partenaires institutionnels et associatifs. Vous êtes chargé·e de recevoir, filtrer, et orienter les appels téléphoniques, en veillant à transmettre les messages aux interlocuteurs concernés.
Vous contribuez également à la gestion des données, en participant à l’alimentation de la FAQ, à la création de téléservices et à la mise à jour du site internet. Par ailleurs, vous renseignez le public sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité, tout en apportant une aide à la rédaction de documents administratifs, comme les formulaires liés à l’occupation du domaine public ou au prêt de matériel horticole.
Sur le plan administratif, vous recherchez et diffusez des informations, comme les décrets préfectoraux, et fournissez des réponses adaptées ainsi que des documents divers.
Vous êtes également chargé(e) de mettre à jour les coordonnées des agents dans les outils informatiques dédiés, de constituer des indicateurs pour le suivi des politiques publiques, et de contribuer à l’arborescence informatique, notamment en enregistrant et en classant les dossiers.
Vous travaillez en collaboration avec la coordonnatrice de service pour garantir la continuité de l’activité, en exploitant des outils modernes, comme l’intelligence artificielle, pour optimiser le traitement des données et formuler des réponses précises. Enfin, vous assurez la régulation et la surveillance des accès aux locaux, tout en maintenant un environnement ordonné et sécurisé.
Doté·e d’un excellent sens relationnel, vous incarnez le premier contact des visiteurs et des usagers, reflétant une image professionnelle de la mairie de Villejuif tout en contribuant activement à l’efficacité et à l’innovation au sein des services.
Vous êtes agent titulaire au grade d’adjoint administratif, ou possédez un diplôme de niveau CAP-BEP, ou BAC métiers de l’accueil et de la relation à l’usager (ARCU) pour les agents contractuels.
Pour réussir dans ces missions, il est essentiel de maîtriser le fonctionnement des services de la collectivité et de savoir utiliser des tableaux de bord, ainsi que des outils de planification et de suivi. Vous êtes à l’aise avec les logiciels métiers, tels que Ciril Net Finances ou Webdélib, ainsi qu’avec les outils bureautiques, notamment Excel et le Pack Office.
Vous savez identifier les informations communicables tout en respectant le secret professionnel, et vous excellez dans l’organisation et le classement des données et documents divers. Votre capacité à rédiger des notes, documents ou rapports clairs et précis, ainsi qu’à répondre de manière adaptée aux demandes des citoyens, constitue un atout majeur. De plus, votre aisance à travailler en équipe ou en réseau, et votre maîtrise des outils numériques, y compris les logiciels financiers et l’IA, vous permettent de transmettre et d’expliciter efficacement les instructions.
Sur le plan humain, vous faites preuve d’une grande disponibilité, d’un sens aigu de l’organisation et d’une rigueur exemplaire. Votre esprit d’initiative, combiné à une forte capacité à collaborer en équipe, témoigne de votre engagement au service public. Enfin, votre discrétion et votre sens du service public reflètent les valeurs fondamentales de votre fonction.
Les grandes ambitions de transition écologiques de l’équipe municipale couplées aux arrivées des lignes de métro 14 et 15 métamorphosent Villejuif en un terreau propice à l’épanouissement de projets d’envergures tels que la ZAC Campus Grand Parc, la Ferme des Frémis, une stratégie ambitieuse de rénovation énergétique du patrimoine et les cours EVEIL.
Ainsi, la ville se prépare à devenir un berceau d’initiatives urbaines novatrices, ou l’éco-responsabilité et la connectivité s’unissent pour créer un écosystème capable de répondre aux enjeux de demain.
Au sein de la Direction Générale des Services Techniques et sous la responsabilité de la Directrice du Centre Technique Municipal (CTM), en tant que coordinateur·trice des services, vous apportez une aide permanente aux 4 services (services Entretien du patrimoine bâti, Entretien et maintenance du domaine public, Espaces verts et nature en ville et Propreté Urbaines) en terme d’organisation et de suivi des projets.
Vous participez à l’élaboration des procédures, à l’information, à l’accueil et au classement.