Assurées régulièrement
- Le suivi administratif de la programmation (salle Jacques Brel et les actions culturelles) : gestion administrative des contrats et des conventions, aide au suivi de la communication du service pour la programmation….
- Le suivi des subventions aux associations
- La préparation et le suivi de la Commission culture et des autres instances administratives
- Le secrétariat classique : accueil téléphonique du service, suivi du courrier, rédaction de documents divers.
- Le suivi budgétaire et des achats publics : aider à la conception du budget, préparer, gérer et suivre les différents documents budgétaires, rechercher des devis, assurer le suivi et la gestion de la procédure des marchés publics, être régisseur titulaire d’avance et de recettes.
- Le suivi des ressources humaines : suivre le planning des agents annualisés, des intermittents, le suivi des heures supplémentaires, élaborer des tableaux de bord.
- Le suivi logistique : suivi des fiches techniques pour la programmation culturelle, suivi des besoins pour toute la direction.
- Pôle billetterie en coordination avec le Service Administratif Mutualisé (SAM) : accueil du public, réservations, encaissement des spectacles payants, préparation les listes de réservation, accueil de la billetterie le jour du spectacle.
- Formation en assistanat de direction, de gestion administrative ou équivalent,
- Expérience dans une fonction similaire, idéalement dans le domaine de la culture,
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales,
- Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, internet, messagerie,
- Qualités rédactionnelles,
- Capacité à travailler en équipe et à gérer plusieurs tâches,
- Organisation, rigueur et attention au détail,
- Aisance relationnelle et compétences en communication,
- Adaptabilité et réactivité face aux demandes variées et aux délais serrés,
- Permis B obligatoire.
Sous l’autorité de la responsable du service Culture, vous aurez pour missions :
Principales
- Coordonner, gérer et anticiper toutes les questions administratives et logistiques du service avec des missions spécifiques en matière de ressources humaines, de gestion financière, des marchés publics et des contrats,
- Assurer la coordination des activités du service et être le soutien administratif de la responsable du service,
- S’occuper de la régie d’avance et de recettes en tant que titulaire.