Vos missions principales seront :
* L'accueil :
- Vous accueillerez, orienterez et accompagnerez les usagers ;
- Vous orienterez vers les services compétents ou vers le lieu de rendez-vous ;
- Vous mettrez en attente, introduirez et accompagnerez les visiteurs jusqu'au lieu de rendez-vous préalablement annoncés à l'interlocuteur concerné ;
- Vous formulerez l'accueil et la prise de congé des visiteurs ;
- Vous accueillerez soit derrière la banque, soit lors de l'accompagnement.
* La collecte et la distribution de documents :
- Vous réceptionnerez ou retirerez des courriers / parapheurs / journaux ;
- Vous identifierez les destinataires et trierez les différents documents ;
- Vous enregistrerez et ventilerez dans les cases dédiées ;
- Vous conditionnerez en vue d'acheminement dans les bacs, chemises, sacoches, etc... ;
- Vous exécuterez des courses et transport de plis urgents à la demande des services rattachés au site ;
- Vous collecterez et déposerez le courrier selon l'organisation et les contraintes de service liée aux différentes tournées ;
- Vous utiliserez les charriots et les véhicules de service suivant la tournée désignée (non figée).
* Les manifestations et mariages :
- Vous participerez lors de différentes manifestations (gestion des flux, filtrage du public, accueil protocolaire (tenue de cérémonie), dépôt de gerbe (selon manifestation), etc... ;
- Vous participerez lors des mariages (accueil des mariés et des invités, gestion des flux, coordination avec le service mariage et les élus, préparation des salles et installation des invités, accompagnement de l'élu en salle).
Domaine de diplôme : Diplôme de niveau BEP/CAP ou BAC à BAC+2 en accueil/réception.
Expérience : Expérience souhaitée sur un poste similaire en collectivité publique ou en établissement public.
Compétences :
- Vous maîtrisez l'accueil protocolaire ;
- Vous connaissez l'environnement fonctionnel de la collectivité et institutionnel ;
- Vous possédez le permis B.
Qualités recherchées :
- Vous êtes organisé, méthodique et rigoureux ;
- Vous possédez des solides compétences relationnelles et diplomatiques ;
- Vous êtes polyvalent et disponible ;
- Vous possédez une bonne condition physique.
Au sein de la Direction de la Citoyenneté et des Services à la Population, le service accueil a pour mission principale l'accueil de l'ensemble des administrés (visiteurs, élus, partenaire, etc...), l'identification des demandes et la délivrance de renseignements, l'orientation et l'accompagnement des administrés, l'accueil protocolaire et la représentation lors de manifestations, la gestion et la distribution des documents, courriers, petits colis et parapheurs, ainsi que la réception des appels téléphoniques internes ou externes provenant du standard.
Vous serez en charge de l'accueil, de l'orientation et de l'accompagnement des usagers pour améliorer l'accès au service public, d'assurer la gestion et la distribution des documents, courriers et parapheurs, ainsi que de la représentation protocolaire lors des manifestations officielles.