Postée il y a 20 heures
Accueil et informations des résidents, des familles et du public
Accueillir physiquement les visiteurs (familles, professionnels, fournisseurs, intervenants extérieurs …) avec bienveillance et professionnalisme.
Renseigner et orienter les visiteurs vers le bon interlocuteur.
Répondre aux appels téléphoniques, transmettre les messages et gérer les demandes.
Assurer une communication claire et rassurante auprès des familles et des proches des résidents : gérer la communication interne, organiser l'affichage dans la résidence et sa mise à jour ; harmoniser les supports de communication
Gestion administrative
Réaliser les tâches administratives courantes (mise à jour des fichiers, traitement des courriers, classement des dossiers ).
Gérer les dossiers d'admission des résidents : réceptionner les demandes d'admission, constituer les dossiers et renseigner la liste d'attente, préparer les commissions d'admission
Préparer et mettre à jour les dossiers d'accueil des résidents : mettre en place les dossiers administratifs, mettre à jour les données dans le logiciel Titan
Préparer des éléments de facturation des loyers et prestations aux résidents ; facturer les loyers des résidents en alternance avec la responsable de l'administration générale
Préparer les éléments de facturation des soins infirmiers
Mettre à jour les différents tableaux administratifs
Assurer le suivi du planning des visites et des rendez-vous.
Préparer les éléments du planning du personnel, élaborer les plannings des agents.
Gérer les fournitures de bureau et assurer leur approvisionnement
Participer aux réunions et organiser le suivi (réunions du personnel, CVS) : envoi des convocations, rédaction et envoi des comptes rendus
Soutien organisationnel
Participer à l'organisation des évènements et activités de la structure (animations, fêtes, portes ouvertes…)
Collaborer avec les équipes de soins, polyvalentes, d'animation et d'administration pour faciliter le fonctionnement global de l'établissement.
Vérifier et appliquer les consignes de sécurité liées à l'accès à l'Ehpad.
Transmettre les informations destinées aux familles et aux résidents
Alerter en cas de comportement inhabituel ou d'incidents éventuels
Participer à la vie de l'établissement
Collaborer avec les équipes pour créer un environnement accueillant et bienveillant pour les résidents.
Contribuer à la bonne image de la structure vis à vis des familles et visiteurs.
SAVOIRS / CONNAISSANCES
Compétences techniques
Maîtrise des outils informatiques (Excel, Word, Power Point, messagerie électronique, logiciel de gestion …)
Capacités rédactionnelles claires et concises, bonne maîtrise de la langue française et de l'orthographe
Connaissance des bases de la gestion administrative
Compétences relationnelles
Sens de l'écoute et empathie
Capacité à gérer des situations conflictuelles ou émotionnellement sensibles. Bonne gestion du stress
Diplomatie et discrétion dans la gestion des informations confidentielles
Capacité à communiquer, à dialoguer
Capacité à travailler en équipe et à s'adapter à un environnement dynamique.
Compétences personnelles
Sens de l'organisation et de la rigueur
Bonne présentation et sens du service public
FORMATION ET EXPERIENCE
Bac professionnel dans les domaine de l'accueil, du secrétariat ou de l'assistance administrative ou expérience significative sur des fonctions similaires (plus de 3 ans)
Connaissance du milieu médico social et du secteur de la personne âgée
Sous l'autorité de la responsable de l'administration générale de la MAPA l'agent d'accueil assure l'accueil physique et téléphonique des visiteurs, des familles des résidents.
L'agent d'accueil contribue au bon fonctionnement administratif de la structure en accomplissant des tâches variées de secrétariat et de communication.
Travailler au sein d’une petite équipe, auprès de 24 résidents, vous donnera du sens à votre métier et permettra un accompagnement personnalisé.
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