Les missions du poste
Notre société Eternam recherche un(e) Responsable Back-office H/F pour rejoindre ses équipe au sein du bureau de Paris 9ème.
Rattaché(e) au Directeur Administratif et Financier, vous aurez un rôle transversal sur l’ensemble des fonds gérés par la Société de Gestion, mais également sur les club deals.
Vous serez ainsi amené(e) à intervenir sur tous les fonds historiques gérés par la société, mais également participer activement à la création de nouveaux produits, en lien avec la Direction Financière.
Vos missions principales seront les suivantes :
Les souscriptions :
- Eternam structure des véhicules d’investissements destinés à des investisseurs particuliers avec un ticket minimum de 100 K€. Le nombre d’investisseurs par fonds peut ainsi aller jusqu’à plusieurs centaines. Dans ce contexte, la gestion des souscriptions est le service le plus chronophage de la fonction back office :
- Création des bulletins de souscriptions en coordination avec le RCCI et le service juridique du groupe
- Réception et contrôle des bulletins reçus, validation des KYC, lien avec le dépositaire et le back office des distributeurs
- Validation du registre des actionnaires
- Facturation des commissions de souscriptions et des rétrocessions aux distributeurs
- Suivi et mise à jour des KYC en lien avec le RCCI.
- Déclarations CRS/Fatca
- Alimentation du CRM
La vie sociale des sociétés gérées :
- Gestion des factures fournisseurs
- Interface avec les experts comptables dans l’envoi des pièces
- Création de comptes bancaires et gestion des protocoles EBICS
- Organisation des Assemblées Générales
- Mise en place des contrats de domiciliation
La Relation Investisseurs :
- Suivi de l’avancement des reportings et envoi de ces derniers, après leur rédaction avec les différents services de la Société
- Interface avec les Investisseurs et les Conseillers de Gestion de Patrimoine du Groupe
- Envoi des communications (Informations fiscales, comptes annuels, informations sur l’activité des fonds)
- Gestion des distributions
Relations avec les autres collaborateurs d’Eternam :
- Dans un environnement entrepreneurial et à taille humaine, vous collaborerez avec les autres services d'Eternam notamment le Responsable Développement, l’équipe d'Asset Management pour le suivi des participations, ou l’équipe Marketing pour l’envoi des reportings.
- Vous devrez vous montrer proactif(ve) dans la mise à jour des outils disponibles (CRM…) mais également force de proposition pour la mise en place de nouveaux outils.
Cette liste de tâches est non exhaustive et pourra être complétée en fonction des besoins de l’entreprise et de votre potentiel.