Les missions du poste
Libellé de Fonctions : Coordinateur/trice financier/ère
Catégorie : A
Corps : ASI
BAP : J
CDD de 1 an
Mission : Sous la responsabilité de la cheffe du Service du Pilotage et de la Gestion Administrative et Financière, le/la coordinateur en gestion financière assure la coordination des actes de gestion financière notamment en ce qui concerne le suivi des crédits par type de dépenses, le suivi des conventions, le suivi du budget et des dépenses des unités de recherche de la FL. Il/elle rédige et mets à jour des documents nécessaires à la prise en charge des activités des gestionnaires de la DRV ainsi que la formation et l’accompagnement au quotidien des collègues gestionnaires des laboratoires.
Elle/il est le référent pour toutes les questions techniques de gestion de la dépense. Elle/Il peut être amené /e à intervenir sur tout le portefeuille recherche.
Activités principales : L’agent/e réalisera les actes de gestion administrative et financière dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion budgétaire et financière d’un établissement d’enseignement supérieur :
- Rédiger/mettre à jour les fiches de procédures qui permettent d’accomplir les actes de gestion financière dans le cadre de la réglementation et des procédures internes
- Former/accompagner les nouveaux arrivants ainsi qu’assurer la formation continue des gestionnaires de la DRV et des laboratoires
- Etre référent/e pour toutes les questions techniques de gestion de la dépense
- Centraliser/compléter les tableaux de bord pour le responsable de service et pour la direction
- Viser les documents avant signature du responsable de service ou de la directrice ; vérifier la régularité de la dépense
- Instruire les dossiers en veillant à la régularité juridique, administrative et financière
- S’assurer que tous les gestionnaires collectent, contrôlent et archivent les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
- Etablir des bilans financiers et tableaux de bord périodiques, s’assurer de la complétude des tableaux et avoir un rôle d’alerte si nécessaire
- Assurer la circulation de l’information
- Réaliser des opérations de gestion courantes : élaboration des commandes, services faits, suivi des factures à l’aide de l’outil dédié (SIFAC)
- Assister les chercheurs pour l’utilisation des crédits de leurs contrats de recherche
- Rendre compte de l’activité des unités de son portefeuille en alimentant des tableaux de bord
Activités associées :
- Répondre aux demandes d’informations des autres services
- Participer aux réunions du Service du Pilotage et de la Gestion Administrative et Financière et réunions avec la DFA
- Participer aux réunions d’équipe des unités de son portefeuille
- Rendre compte de l’activité de l’unité auprès de la direction de l’unité
- Animer en cas d’indisponibilité de la cheffe de service la réunion d’équipe
- Contribuer à l'élaboration du budget
Conduite de projets : OUI
Encadrement : OUI
Cette fiche de poste n’est pas exhaustive et les misions pourront être amenées à évoluer en fonction des nécessités du service.
Connaissances transversales requises :
- Bonnes notions en gestion administrative et financière
- Réglementation applicable à son domaine d'activité professionnelle
- Organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France
- Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
- Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d'enseignement supérieur et de recherche
- Finances publiques
- Bonne maitrise de SIFAC
Savoir-faire :
- Maitrise des outils informatiques
- Analyser les données financières
- Assurer le suivi des dépenses et des recettes
- Capacité d’assimilation et d’adaptation aux évolutions des outils spécifiques
- Savoir assurer la confidentialité des informations traitées
- Savoir hiérarchiser et prioriser ses missions et tâches
- Savoir organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
- Etre disponible et réactif
- Savoir rendre compte
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Savoir-faire transversaux :
- Informer et rendre compte à sa hiérarchie
- Rechercher l’information, la vérifier et la classer
- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
- Proposer des axes d’amélioration
- Coordonner et animer une équipe
Savoir être :
- Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels
- Autonomie, méthode et rigueur
- Disponibilité, discrétion et confidentialité
- Sens de l’organisation et de la coordination
- Sens du contact et des relations humaines
- Aptitude à travailler en équipe
- Polyvalence et capacité d’adaptation
Sorbonne Université (SU) est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.
Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M€.
SU dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en région.
SU présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.
Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des lettres • http://lettres.sorbonne-universite.fr
Présentation de la structure : La Direction de la Recherche et de la Valorisation (DRV) contribue à l’élaboration de la politique de recherche et d’innovation de l’université, participe à la rédaction et au suivi du contrat d’objectifs et de moyens, coordonne et supervise le fonctionnement du soutien à la recherche, concourt à la qualité et aux spécifications des outils de pilotage et, de façon plus générale, met en œuvre la politique universitaire de recherche et d’innovation au sein de la Faculté des Lettres (FL).
La DRV est composée actuellement des services suivants :
- Service du Pilotage et de la Gestion Administrative et Financière
- Service de la Valorisation
Localisation : Maison de la recherche, 28 rue Serpente, 75006 Paris