Missions du poste et activités principales :
1. Qualité d’accueil et administration générale :
- Coordonner et piloter l’activité des accueils de la mairie centrale, des mairies annexes de Venosc et de Mont de Lans et de l’agent dédié à l’agence postale ;
- Développer la qualité d’accueil et de réponses (physique, mail, courrier, téléphone, …) ;
- En lien avec la direction générale et les assistantes administratives des mairies annexes, suivre et rendre compte de l’activité et de l’actualité des deux sites ;
- Elaborer le budget prévisionnel et assurer le suivi budgétaire du service ;
- Assurer la mise en place et le suivi des contrats et des marchés du service ;
- Lors des élections, coordonner l’activité des agents d’accueil en lien avec la responsable du service assemblée.
2. Fournitures administratives et mobilier :
- Contrôler et réguler les stocks de fournitures administratives, de la papèterie, des consommables (savon, essuie-main, café, touillettes, …), des produits d’entretien et du mobilier pour l’ensemble des services de la collectivité ;
- Assurer un suivi permanent des entrées, sorties et de ces stocks.
- Assurer, suivre et contrôler l’attribution des badges d’accès et/ou des clefs aux élus, aux agents et aux prestataires ;
3. Circuits internes :
- Optimiser et garantir la cohérence, l’actualisation et le fonctionnement des circuits interne à la collectivité (parapheurs, bons de commande, factures, commandes et demandes diverses), notamment au regard des évolutions de l’organigramme ;
- Participer à la mise en place de la dématérialisation de l’ensemble des circuits internes ;
4. Logistique, réservations des équipements et des matériels :
- Assurer l’organisation des réceptions et des réunions, notamment l’organisation de buffet en lien avec la cuisine centrale et les prestataires extérieurs ;
- Organiser les déplacements de matériel, mobilier et déménagements divers ;
- Assurer la gestion des réservations des équipements et des matériels aux élus, aux services et aux usagers (salles municipales, voitures de service, …) ;
- Optimiser les systèmes de réservation des équipements et des matériels ;
- Organiser les déplacements de matériel et de mobilier au sein de la collectivité ;
- Assurer la coordination, la disponibilité et la tenue des différents équipements et matériel, notamment des salles de réunion de la collectivité sur la base des demandes des services ;
- Gérer les factures, les cartes carburant, le marché carburant, les contraventions, les assurances et les sinistres liés au parc automobile administratif.
- Garantir et organiser l’entretien et la réparation des véhicules et du matériel administratif ;
- Garantir et organiser les états des lieux avant et après chaque utilisation de matériel ou d’équipements communaux.
5. Entretien et nettoyage :
- Gérer et suivre le marché de nettoyage externalisé en le lien avec les différents prestataires et les services ;
- Vérifier la bonne réalisation des prestations des intervenants sur les différents sites ;
- Contrôler la propreté des équipements publics en veillant au respect des règles d’hygiène ;
- Centraliser les demandes en tant que référent unique des élus, des services et des prestataires ;
- Recenser les besoins et établir les bons de commande en conséquence.
6. Assurances :
- Gérer, suivre et piloter les contrats d’assurances et les sinistres de la collectivité (Responsabilité civile, protection fonctionnelle, protection juridique, parc automobile et dommages aux biens)
- Conseiller les services en matière de sinistralité, de risque et d’assurances ;
7. Abonnements, documentations et adhésions communales :
- Assurer le suivi et la gestion des abonnements et de la documentation administrative et technique pour l’ensemble des services et des élus ;
- Assurer le suivi et la gestion des adhésions de la commune aux organismes extérieures (ANMSM, association des maires, …)
8. Archives :
- Vérifier et garantir la bonne mise en place des procédures d’archivage ;
- Être l’interlocuteur de l’archiviste et suivre les missions.
9. Responsabilité environnementale :
- Mettre en œuvre des pratiques visant à réduire l’utilisation des ressources, notamment le papier et les fournitures, en favorisant des alternatives durables et responsables ;
- Accompagner les agents dans l’adoption de pratiques écoresponsables au quotidien (tri sélectif, économies d’énergie, utilisation raisonnée des matériels et équipements administratifs).
Compétences requises
Savoirs
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales ;
- Maîtrise des règles de droit public et de gestion des collectivités territoriales ;
- Maîtrise de l’environnement territorial et de l’action publique.
Savoir faire
- Manager, piloter, suivre l’activité d’un service ;
- Aptitude et appétence pour la pédagogie ;
- Coordination d’activité transversale ;
- Capacité d’analyse, de synthèse et d’organisation ;
- Être force de proposition.
Savoir être
- Autonomie, rigueur et réactivité ;
- Discrétion professionnelle ;
- Aptitude relationnelle et capacité d’adaptation ;
- Pragmatisme et discernement.
Rattaché(e) au Directeur ressources et moyens et encadrant une équipe de 6 agents, vous jouez un rôle central dans le bon fonctionnement général de la commune.
Vous assurez la coordination et l'optimisation des services administratifs, garantissant la qualité des relations avec les usagers, les prestataires, les partenaires, les agents et les élus.
Vous êtes responsable de l'efficacité des processus internes, de la gestion des ressources matérielles et de la mise en œuvre des initiatives d’optimisation et de modernisation au sein de la collectivité.
Par votre action, vous contribuez à créer un environnement de travail collaboratif et organisé, tout en veillant à la durabilité et à l'efficience des procédures mises en place.