ACTIVITES
Accueil et renseignement du public sur place ou par téléphone
o Apporter les renseignements adéquats
o Orienter vers le bon interlocuteur le cas échéant
o Réceptionner, filtrer et réorienter les appels téléphoniques
o Appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre
o Actualiser les informations à destination du public et l’affichage
Conseil et traitement des demandes en matière d’état civil
o Réceptionner des déclarations, instruire et constituer les actes d’état civil
o Contrôler l’authenticité des attestations fournies
o Tenir les registres d’état civil
o Etablir les dossiers de mariage, de PACS, attestation d'accueil,
o Accueillir, renseigner et conseiller les personnes sur l’état civil
Organisation matérielle et administrative des élections politiques et professionnelles
o Gérer les listes électorales (refonte, inscription et radiation)
o Préparer la commission de contrôle de la liste électorale
o Organiser les journées électorales, préparer les bureaux de vote
Activités spécifiques :
o Gérer les affaires de recensement militaire et de recensement de la population (coordinateur communal)
o Gestion des cimetières et des concessions (suppléance)
o Gestion des rendez-vous des élus
o Travail en binôme avec l’agent de gestion administrative et chargé d’accueil
o Assistance de la DGS dans la préparation et le suivi des conseils municipaux
o Gérer les formalités après décès : autorisation d’inhumation, fermeture de cercueil…
o Gestion des salles
o Relation avec les associations
o Mise à jour du planning d’occupation du gymnase en lien avec l’élu
o Revue de presse
o Convocation des commissions
o Gestion des invitations (Foire automne, vœux, repas du personnel, Noël des enfants du personnel)
Toute autre activité nécessaire au bon fonctionnement des services.
CONNAISSANCES:
Organisation et activités des services
Fonctionnement du standard téléphonique
Techniques de l’accueil
Connaissance de la réglementation en matière d’état civil, de gestion des cimetières, d’élections politiques et professionnelles
Outils bureautiques et applicatifs
EXPERIENCE-SAVOIR ETRE
Maîtriser l’outil informatique et les NTIC
Accueillir - s’exprimer clairement - reformuler -organiser - conseiller - informer - écouter
SAVOIR ETRE
Organisé - réactif - dynamique - accueillant – diplomate - rigoureux - autonome - polyvalent
Accueillir et renseigner le public, traiter les demandes en matière d’état civil, d'élections et de cimetière