Contrôle de légalité
- Transmission en préfecture des arrêtés, décisions et délibérations
- Organiser et contrôler l’affichage légal
- Notification des actes
- Tenue du recueil des actes administratifs
- Tenue du registre des décisions et des délibérations
Gestion des assemblées
- Recueil des projets de rapports et de délibérations
- Mise en page des rapports et des délibérations
- Convocation des élus aux commissions permanentes et aux conseils municipaux
- Mise en forme des délibérations pour mise en signature et envoi au contrôle de légalité
Gestion des sinistres et suivi des contrats d’assurances
- Déclarations de sinistres aux assureurs (courriers, rapports,) et suivi des dossiers
- Montage des dossiers d’assurance en lien avec les autres services de la collectivité (recherches d’informations et de pièces)
- Echanges avec assureurs et experts en assurances, présence aux réunions d’expertise,
- Mise à jour des tableaux de bord pour suivi des dossiers de sinistres
- Mise à jour des risques (inventaires des véhicules, du patrimoine, déclaration de cession de véhicules,…)
Gestion et suivi des référés préventifs
- Collecte des informations nécessaires à la saisine du juge des référés
- Participation aux réunions d’expertise
- Transmission à l’expert des documents nécessaires et rédaction des dires
- Suivi des honoraires d’expertise
Divers
- Secrétariat pour l’ensemble des cadres de la direction
- Préparation et suivi du budget
- Préparation et suivi des marchés publics pour les activités relevant de son secteur
- Création des syndicats
- Contributeur Intranet
- Gestion et suivi des courriers de la direction
SAVOIRS (connaissances)
• Connaissance de l’environnement institutionnel et de l’organisation de la collectivité
• Connaissance de la législation relative à la tenue des conseils municipaux et à la mise en œuvre des décisions prises par le Conseil municipal et les élus
• Notions en matière d’assurance et de gestion des sinistres
Techniques de secrétariat
SAVOIR - FAIRE (compétences)
• Maîtrise des outils informatiques
• Savoir gérer les urgences et les priorités
• Qualités rédactionnelles
• Organiser son travail en fonction des pics d’activité
SAVOIR - ETRE (comportement)
• Discrétion professionnelle
• Qualité relationnelle
• Grande disponibilité
Au sein de la Direction des affaires juridiques et des moyens généraux, il/ elle assure l’organisation des assemblées délibérantes, la gestion et le suivi des assurances ainsi que la gestion et le suivi des référés préventifs.