En référence au Projet d'Etablissement et son caractère propre, le personnel assure un rôle essentiel dans la vie de l'établissement. La secrétaire d'accueil a une mission fondamentale pour l'image de l'établissement puisqu'elle fait le lien entre les différents acteurs de l'établissement et les personnes extérieures. A cette mission d'accueil s'ajoutent des tâches administratives.
La secrétaire d'accueil assure sa mission sous l'autorité du Chef d'Etablissement et en partenariat avec le personnel OGEC, ASEM et les enseignants.
Mission d'accueil et de standard :
- Accueil et prise en charge des visiteurs, des appels, des mails
- Contrôle de l'accès à l'établissement et des sorties
- Traitement en autonomie les problèmes simples
- Filtre et transmission vers l'interlocuteur adapté
- Collaboration ESSENTIELLE avec le Chef d'Etablissement
- A privilégier : relation, communication avec les enseignants et le personnel OGEC, élèves, familles
Mission de secrétariat :
- Travaux liés au support opérationnel de l'établissement : rédaction et envoi de courrier, divers appels, saisie de données relatives à la gestion de l'établissement, .
- Tâches courantes : reprographie, tri, classement.
- Création et suivi de la communication via différents supports (JDE, bulletin info, site internet,.)
- Tâches et activités liées aux familles ou aux élèves (dossiers d'inscription, relations,.)
- Relation avec l'ensemble de l'Institution, particulièrement avec le service comptable, l'intendance
- Gestion des calendriers
Compétences recherchées
-Présentation soignée et capacité relationnelle
- Rigueur et sens de l'organisation notamment dans la saisonnalité des tâches
- Autonomie dans le poste : personne pouvant travailler seule pendant ses horaires
- Utilisation et maîtrise des logiciels Word, Excel, PowerPoint,.
- Familiarisation et montée en compétences sur Charlemagne logiciel dédié (gestion des familles, inscriptions)
- Capacité d'écoute
- Discrétion et gestion de l'information : hiérarchiser, filtrer, relayer les informations
- Rendre compte au chef d'établissement
CDD du 10 mars au 10 juillet renouvelable
Experience: 6 Mois
Compétences: Gestion administrative du courrier,Modalités d'accueil,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents,Assurer la gestion administrative d'une activité,Accueillir, orienter, renseigner un public,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques,Mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Enseignement secondaire général
Experience: 6 Mois
Compétences: Gestion administrative du courrier,Modalités d'accueil,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents,Assurer la gestion administrative d'une activité,Accueillir, orienter, renseigner un public,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques,Mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Enseignement secondaire général