Missions Principales
Assistance et conseil aux élus
Préparation et rédaction des documents administratifs et techniques
Préparation et rédaction des documents budgétaires et comptables
Préparation des actes d'état civil et rédaction des délibérations et arrêtés du Maire
Animation et développement des partenariats
Accueil et renseignement de la population
Gestion des équipements municipaux
Management opérationnel des services
Animation et pilotage des équipes
Mission(s) annexe(s)
Gestion et suivi de dossiers en direction du public (garderie, bibliothèque, cantine, transports scolaires, etc.)
Mission(s) ponctuelle(s)
Tenue à jour du fichier électoral et mise en place de l'organisation matérielle des élections et du recensement
Activités régulières (Périodicité des tâches â indiquer si besoin)
Assistance et conseil aux élus
Préparation et rédaction des documents administratifs et techniques
Préparation et rédaction des documents budgétaires et comptables
Préparation des actes d'état civil et rédaction des délibérations et arrêtés du maire
Animation et développement des partenariats
Accueil et renseignement de la population
Gestion des équipements municipaux
Management opérationnel des services
Animation et pilotage des équipes
Activités occasionnelles
Tenue à jour du fichier électoral et mise en place de l'organisation matérielle des élections et du recensement
Contraintes
Travail en bureau, déplacements sur le territoire
Horaires irréguliers, avec amplitude variable en fonction des obligations liées à la fonction : disponibilité par rapport aux élus, conseils municipaux et commissions.
Pics d'activité liés aux échéances budgétaires et aux projets de la collectivité
Devoir de réserve et sens du service public
Avantages liés au poste
Nouvelle Bonification Indiciaire
Nouvelles technologies de l'information et de la communication, presse spécialisée
Avantages liés à la collectivité Régime indemnitaire
Connaissances théoriques et savoir faire
Conseiller les élus et alerter sur les risques (techniques, juridiques)
Bâtir une relation de confiance avec le maire
Monter des dossiers complexes incluant une dimension juridique
Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs
Maitriser les règles de la comptabilité publique (M14) Préparer les dossiers de mandatement, des dépenses et recettes, des demandes et justifications de subventions et des déclarations financières
Contrôler la gestion et les engagements de dépenses
Réaliser un budget
Connaitre et savoir appliquer les règles des marchés publics et des contrats
Connaitre et savoir appliquer les règles du statut de la FPT
Connaitre et savoir appliquer le cadre règlementaire de
l'urbanisme (permis de construire, voirie...)
Connaitre et savoir appliquer le cadre règlementaire du fonctionnement des collectivités locales
Connaitre et savoir appliquer le cadre règlementaire et juridique des actes d'état civil- gestion des cimetières
Gérer les équipements municipaux (salle des fêtes, école,.. )
S'adapter aux contraintes financières
Préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal, les actes administratifs du maire
Identifier et mobiliser des partenaires stratégiques
Organiser des échanges de pratiques professionnelles
Elaborer et animer un dispositif d'accueil de la population
Développer des dispositifs de concertation avec les usagers (animer des réunions publiques)
Planifier la gestion des locaux et des équipements
Définir les besoins en matériel et en équipement
Evaluer le patrimoine et les risques
Vérifier à la réactivité et à la qualité des services rendus
Concevoir des outils et des procédures de contrôle
Contrôler et évaluer les actions des services
Répartir et planifier les activités des agents
Piloter, suivre et contrôler les activités des agents
Repérer et réguler les conflits
Méthodes et outils d'observation et de prospective
Techniques et outils de gestion de l'activité
Savoir Etre : comportement, attitudes, qualités humaines
Techniques de communication et de négociation
Techniques d'écoute active et de médiation
Techniques de gestion de conflits
Technologies de l'information et de la communication
Notions de psychologie individuelle et collective
Force de proposition
Capacité d'analyse et de synthèse
Rigueur et organisation
Connaissance des techniques de classement et d'archivage
Autonomie
Esprit d'équipe
Esprit d'initiative et de décision
Agréments - Habilitations - Permis -Diplôme obligatoire
Concours externe et interne avec conditions de diplôme et/ou examen d'intégration en fonction du cadre d'emplois, concours troisième voie
Permis B
Particularité dans l'exercice du poste
Utilisation du véhicule personnel pour les déplacements / véhicule de service
SECRETAIRE DE MAIRIE
Cadre statutaire :
- Catégories B
- Filière administrative
- Rédacteur territorial
Quotité de travail 35 H
Catégorie du poste Administration générale
Responsable hiérarchique direct N + 1 Le Maire
Service d'affectation : Mission principale du service : Administration générale Composition du service ( effectif) : 1
Lieu La mairie
Relations fonctionnelles
Relations permanente avec le public
Echanges permanents d'informations avec le maire et le conseil municipal
Relations avec l'ensemble des services en situation hiérarchique
Coopération avec d'autres collectivités (intercommunalité)
Contacts, échanges d'informations, voire développement de partenariats avec les institutions ou entreprises privées et les associations
Devoir de réserve et sens du service public.