Postée il y a 4 jours
Le secrétariat particulier du préfet et du directeur de cabinet assure principalement la mission d'assistant de direction.
Polyvalence et travail en équipe :
Nécessite de savoir travailler en binôme secrétariat préfet / secrétariat directeur de cabinet et savoir travailler en complémentarité avec le secrétariat SG dont l'intérim doit être pris en charge.
Assister l'autorité :
- gestion de l'agenda
- filtrage et gestion des communications
- centralisation des dossiers en veillant à la ponctualité de leur constitution et suivi de leur exhaustivité
Aider à l'organisation :
- organiser et convoquer les principales réunions
- gérer et suivre les permanences, les congés et les absences du Corps Préfectoral
- suivre les astreintes opérationnelles des services de l'État et des grands opérateurs
- suivre les congés des chefs de service de l'État
Contribuer à la représentation de l'État :
- suivre le budget résidence et représentation
- contribuer à organiser les réceptions officielles en lien avec le maître d'hôtel
- contribuer à l'organisation des V.O.
- Dans le cadre de ses missions, l'agent met en œuvre les engagements du référentiel Qual-e-pref.
Expérience exigée
Poste à pourvoir de suite, contrat initial d'un mois renouvelable
Experience: 2 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer un accueil téléphonique,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Experience: 2 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer un accueil téléphonique,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.