Accueillir et orienter le public :
- Accueillir le public physiquement ou par téléphone
- Renseigner et orienter le public vers les services, bâtiments ou interlocuteurs compétentes
- Rechercher et garantir une réponse/orientation fiable aux demandes du public
- Représenter l'image de l'établissement/de la collectivité
Gérer les accès aux bâtiments :
- assurer la gestion des salles en lien avec le service lien social (planning, réservations, l’état des salles, etc.)
- Contrôler (ou participer au contrôle) des accès de la structure : ouverture et fermeture, sécurisation des bâtiments, gestion des clés, vérification de l’identité des personnes extérieures, etc.
Gérer le courrier/les dossiers :
- Assurer la réception, le tri, la distribution, le classement, le contrôle de documents, colis, dossiers et courriers et courriels
Assurer la gestion et l'affichage d'informations diverses :
- Déclarations de chiens de 1° et 2° catégories
- Autorisations d'ouverture de débits de boissons
- …
Réception des déclarations et établissement des actes d'état civil de la mairie déléguée de Chacé :
- Établissement des actes de reconnaissance de naissance, mariage et décès à partir d’un logiciel métier,
Préparation et établissement des dossiers de mariage / PACS
- Exploitation de ces actes par l’apposition de mentions, la rédaction et la mise à jour des livrets de famille,
- Inscription sur liste électorale
- Gestion du cimetière communal : achat et renouvellement de concession, traitement des demandes d’inhumation et d’exhumation
Assistance ponctuelle dans le domaine de la comptabilité et des Ressources Humaines
- Préparer les mandatements et les titres de recettes, saisir les factures et les mandats.
- Participer à la gestion administrative des ressources humaines : Saisie des données des payes en lien avec le Centre de Gestion et mandatement des payes
- Suivi administratif des dossiers agents
Savoir faire :
Connaitre et appliquer les règles d’élaboration des actes administratifs (délibération, arrêté…)
Connaître et appliquer le cadre réglementaire et juridique des actes d’état civil, des élections, de l’urbanisme
Maitriser les outils informatiques et bureautiques (en particulier Berger-Levrault)
Connaissance des principes budgétaires et de dépenses publiques (M57)
Connaissance de l’environnement institutionnel, des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale.
Maîtrise de l’expression écrite et orale
Savoir gérer les équipements municipaux (salle des fêtes, cimetières, école…)
Savoir être :
Respecter la discrétion professionnelle, le secret professionnel et le devoir de réserve
Qualités relationnelles et d’écoute (pédagogie, écoute, empathie, esprit d’équipe)
Rigueur et organisation
Savoir s’adapter aux interlocuteurs
Savoir travailler en équipe
Autonomie
Polyvalence
Capacités d’analyse et de synthèse – force de proposition
Une expérience professionnelle en mairie serait un plus.
La commune de Bellevigne-les-Châteaux ( 3500 habitants et 38 agents) recherche, suite à un départ à la retraite, un agent administratif polyvalent en charge de l'accueil et de l'Etat-civil, avec assistance ponctuelle dans le domaine de la comptabilité et des Ressources humaines.
Le poste de 28h hebdomadaires est basé à la mairie déléguée de Chacé.
Avantages liés à la collectivité : RIFSEEP, CNAS, Tickets restaurant, participation à une prévoyance labellisée.