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Activités principales:
A- Edition des bons de commande
Recueillir les demandes de fournitures des services
Faire la saisie et l'édition des bons de commandes et de leurs annexes en vue de leur signature (dématérialisation) (sur marché ou sur simple consultation)
Alimenter le tableau de bord de suivi des bons de commande
Alerter en cas d'anomalie
Tenir informé le service client en cas d'empêchement de l'édition
B- Consultation des entreprises
Recueil des bons de commande signés
Transmission des documents aux prestataires et services clients
Classement informatique des bons de commande
Classement « papier » des documents associés (demandes de fournitures, etc.)
C- Information, communication
Recevoir et traiter les appels téléphoniques internes ou externes
Participer à des réunions internes relatives à des projets impliquant le service
Veiller à la qualité de l'accueil et de l'information vis-à-vis des agents, des usagers
et des opérateurs économiques
D- Traitement des factures
Enregistrement des factures sur le tableau de bord interne
Instruction des factures (rapprochement du bon de commande, vérification des quantités réellement réalisées, suivi des factures partielles) en vue du Service fait
Alerte en cas d'anomalie
E- Classement
Classement des documents : factures, bons de livraison, courriers d'exécution des
marchés, etc
Activités spécifiques:
F. Traitement des factures des autres services de la DMG
Réception des factures dématérialisées
Enregistrement, vérification des pièces jointes et transmission vers les autres
services
Savoir:
- Avoir une bonne connaissance des localisations des services
- Avoir de solides notions en matière de règlementation et procédures des marchés simplifiés
- Avoir de solides notions en comptabilité publique (instruction budgétaire M14)
Savoir faire:
- Etre capable d'appliquer les procédures d'achats
- Maîtrise des logiciels spécifiques (CIVIL NET FINANCES)
- Maîtrise Docflow - Bureautique
Savoir être:
- Rigueur et méthode
- Etre diplomate
- Etre disponible et à l'écoute des élus, agents et prestataires
- Gestion des commandes sur marché et hors marché, édition des bons de commande
- Recueil et classement des bons de commande
- Information, communication
- Traitement des factures du service
- Classement
- Traitement des factures des autres services de la DMG
Temps complet : 35 heures
Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique).