Gestion du secrétariat de la direction
Rédiger et mettre en forme les courriers, notes, rapports techniques, bilans d’activités, et autres documents pour le directeur, les responsables de pôles
Organiser l’agenda de la direction (prise de rendez-vous, planification et mise en place des réunions) et assurer le suivi des échéances importantes
Préparer et suivre les dossiers pour les instances municipales (commissions, conseils municipaux, etc)
Gérer les relations avec les usagers, les prestataires, les partenaires extérieurs, et les élus
Répondre aux sollicitations, orienter les demandes, et fournir des informations sur les projets et travaux en cours
Coordination administrative des services techniques
Encadrer et coordonner l’équipe administrative en charge des services techniques
Préparer les réunions internes et externes (ordre du jour, convocation, documents supports)
Rédiger les comptes rendus et s’assurer de la mise en œuvre des décisions prises
Assister le directeur dans le suivi des dossiers abordés lors des réunions
Gestion des ressources humaines du service technique
Suivre l’administration du personnel technique (plannings, congés, absences, dossiers de formation).
Assurer le lien avec le service des ressources humaines pour le suivi des dossiers individuels.
Appui à la communication et valorisation des projets techniques
Coordonner la communication sur les travaux et projets techniques (notes d’information, publications)
Réaliser des bilans périodiques pour informer la hiérarchie ou les élus sur l’état d’avancement des projets
Collaborer avec le service communication pour valoriser les projets réalisés par le service technique
Expertise en gestion administrative et connaissance des collectivités territoriales
Maîtrise des outils bureautiques et logiciels spécifiques (word, excel, power point, MS Project, courrier, GRH, atal)
Capacités de management, coordination et gestion d’équipe
Sens de l’organisation, rigueur et capacité à gérer les priorités
Aptitudes relationnelles et rédactionnelles
Maîtrise des règles d’archivage et de classement
RESPONSABLE ACCUEIL – SECRETARIAT
DIRECTION DES SERVICES TECHNIQUES