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Appui à l’organisation, gestion et optimisation de l’activité de la direction
• Gère l’activité professionnelle du/de la directeur.trice général.e, en planifiant les réunions, rendez-vous et déplacements de manière rationnelle et en fonction des priorités
• Prépare les dossiers en vue des réunions quotidiennes (constitution notamment des dossiers en vue des réunions de l’exécutif et des réunions Préfet/Présidente)
• Assure le suivi des éléments préparatoires à constituer en vue des réunions du.de la président.e en lien avec le cabinet
• Assure la gestion du courrier entrant et sortant du/de la directeur.trice général.e des services
• Anticipe les délais des différentes instances (bureau de l’Assemblée, commission permanente, session)
• Assure l’apport de réponses aux différentes sollicitations du/de la directeur.trice général.e
• Rédige ponctuellement des courriers réponses, saisit des notes, rapports et courriers relatifs aux dossiers traités par la direction
• Contribue au classement et à l’archivage
Appui à l’animation de la direction
• Assure le suivi des modifications apportées par le/la DGS aux rapports de commission permanente et session
• Organise (gestion du planning, proposition des ordres du jour, envoi des invitations), participe aux comités de direction générale et rédige les relevés de décisions
Accueil, information et communication
• Traite et oriente les appels téléphoniques (internes/externes), accueille les visiteurs et rendez-vous en hiérarchisant les priorités
• Organise la circulation des informations entre le/la DGS, les DGA et DST
• Travaille en réseau avec les assistantes de direction de la collectivité et particulièrement avec les assistant.e.s du cabinet de la présidente
Spécificités
• Poste exigeant une souplesse dans les horaires de travail.
Compétences techniques :
• Maîtriser l’organisation et les circuits de décision de la collectivité
• Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d’activité
• Connaître les enjeux de la collectivité
• Rédiger des courriers, notes et comptes rendus de réunion
• Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage…)
• Mettre en forme les documents selon la charte graphique
• Savoir élaborer et exploiter des tableaux de bord
• Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
• Maîtriser les logiciels spécifiques du service / de l’activité
Compétences relationnelles :
• Savoir gérer les interlocuteurs difficiles avec courtoisie et fermeté
• Maîtriser les techniques de l’accueil téléphonique et physique
• Préserver la confidentialité des échanges et dossiers
• Faire preuve de diplomatie
• Savoir se rendre disponible
• Coopérer avec les autres services de la direction
• Promouvoir l’image de la direction / service auprès des interlocuteurs
Compétences stratégiques :
• Intégrer les priorités de la direction dans la planification et la gestion du secrétariat
• Planifier et programmer
• Etre capable de prendre des initiatives
• Etre en mesure de traiter et de hiérarchiser les dossiers par degrés d’importance ou d’urgence
• Filtrer à bon escient les appels téléphoniques
• Transmettre fidèlement les messages et attirer l’attention sur un problème éventuel
• Alerter sur des dysfonctionnements ou des urgences à traite
Intervient en appui permanent au/à la directeur.trice général.e des services en termes d’organisation, de gestion et
d’animation de l’activité de la direction générale, d’accueil, d’information, de communication, de préparation, suivi et classement des
dossiers.