Responsable Administratif/RH / Office manager F/H

Les missions du poste

Ses missions principales consistent à :

• Gérer l'ensemble des aspect administratifs locaux, les plannings, la paie et la relation avec les équipes support Groupe Argos et avec la comptabilité ;
• Déployer et veiller au respect des procédures ;
• Aider les Dirigeants d’agglomérations à permettre aux vétérinaires à se concentrer à 100% à leur cœur de métier.

Ses missions et activités sont :

Administration des ressources humaines de l’agglomération dont il/elle est en charge:

• Administre les procédures d’embauche (récolte et enregistrement des documents, déclaration d’embauche, inscription suivi médical, dosimétrique, …), d’absence ou de départ,
• Prépare et assiste aux entretiens individuels ou disciplinaire avec le dirigeant d’agglomération,
• Remonte les temps de travail et l’ensemble des incidents de paie à l’expert-comptable et contrôle la paie.

Gestion du planning, des embauches et des ressources humaines :

• Gère le planning des vétérinaires et des ASV de l’ensemble des cliniques de l’agglomération afin de s’assurer que les ressources humaines sont en adéquation avec l’amplitude horaire prévue et les flux de clients ;
• S’assure de l’adéquation des plannings définis avec les différents outils de prise de RDV ;
• Sur la base des besoins identifiés et des embauches validées, participe aux recrutements.
• Connaît les collaborateurs de l'agglomération, anticipe et organise les remontées d'information pour permettre au dirigeant et au groupe de gérer les demandes d'évolution.

Administration de la formation :

• Gère les inscriptions et la présence aux formation individuelles et collectives en lien avec les direction scientifique et RH du groupe ;
• Assure la demande de financement et le suivi de cette dernière via le portail dédié

Relation avec l’expert-comptable du groupe :

• En lien avec le responsable Intégration/support cliniques, centralise et transmet à l'expert-comptable l'ensemble des pièces comptables nécessaire à l'établissement des comptes mensuels, semestriels et annuels ;
• Veille au respect des dates de clôture ;
• Assure l'archivage physique et numérique de l'ensemble des documents de l'agglomération.

Garant de l’application locale des procédures :

• Applique et fait appliquer les procédures définies par le groupe notamment en matière de gestion du chiffre d'affaires et d'encaissement , de respect des règlementations et de paie ;

Communication interne :

• Veille à la bonne transmission à l'ensemble des collaborateurs des informations sur le fonctionnement et la vie du groupe ;
• Anime de façon conviviale l'intranet de l'agglomération.
• Suscite une bonne ambiance dans l'agglomération

Relations clients :

• Supervise le suivi des impayés par les ASV et intervient directement si nécessaire ;
• Veille à bloquer les prises de rendez-vous pour les clients débiteurs ;
• Optimise le planning des rendez-vous et accompagne les ASV et les vétérinaires sur ce sujet.

Les qualités et compétences à développer pour ce poste sont :

La rigueur et la méthode

L’autorité naturelle

L’aisance relationnelle

La capacité d’écoute

La capacité à communiquer et à travailler dans un environnement multi-sites (groupe, agglomérations, établissements de soins)

Le sens de l’anticipation

L’autonomie

L’aisance dans l’utilisation des outils :

Office 365,

De gestion de planning,

De gestion des ressources humaines et de la paie,

De comptabilité (basique)

Notre groupe, leader dans le domaine vétérinaire, gère un réseau de 110 cliniques vétérinaires à travers le pays. Nous nous engageons à offrir les meilleurs soins possibles aux animaux.

Au sein d une profession en pleine transformation et dans un marché en croissance régulière, Argos Vétérinaire développe un réseau d établissements de soins vétérinaires de proximité pour animaux de compagnie dans les principales agglomérations françaises.

Son objectif est de fournir :

· à ses clients le meilleur niveau de qualité de soin avec des standards établis et une relation de vétérinaire de famille et de proximité mettant en œuvre une approche résolument moderne qui tire parti des dernières innovations et de tous les leviers du digital ;

· aux vétérinaires et aux assistant(e)s qui exercent au sein de ses établissements un environnement de travail de qualité, un ensemble de services qui leur permet de se consacrer totalement à leur cœur de métier tout en bénéficiant d un accompagnement scientifique pour entretenir et développer leurs compétences professionnelles.

En mettant en place une solution globale d accompagnement de cliniques vétérinaires au travers d une offre complète de services (gestion RH, direction scientifique, formation, back office, financement, achats, digital, marque, marketing, etc ), l objectif du groupe est de donner aux établissements de soins vétérinaires intégrés, au-delà du support financier, les moyens de leur pérennité et de leur développement. Une attention particulière est apportée à la qualité des soins et à la formation des équipes dans le respect des principes d indépendance de la profession. Chaque agglomération est supervisée par un président/te, vétérinaire en exercice, qui est assisté d un/une Coordinateur/trice d'agglomération

Le coordinateur/rice d’agglomération est un responsable ayant une expérience avérée de 3 à 5 ans à forte dominante de gestion des ressources humaines, administration, comptabilité et ayant exercé idéalement dans un environnement lié à la santé.

Il/elle travaille sous l'autorité :

Hiérarchique du ou des vétérinaires dirigeant d'agglomération Argos,

Fonctionnelle du responsable intégration support cliniques.

Le poste est situé en partie en télétravail mais avec une présence requise dans la région de grenoble chambery pour les visites regulières des cliniques du périmetre.