Missions :
- Contribuer à l’organisation et au fonctionnement des Commissions de la Région en matière de marchés et de concessions ;
- Rédiger des actes liés à la passation de marché et concessions
- Piloter l’activité de l’Unité en lien avec les assistantes marchés et les conseillers juridiques
- Participer à la remontée des dossiers marchés éligibles à des fonds européens sur demande des services ;
- Assister la cheffe d’unité dans la gestion des commissions et le pilotage de l’activité marchés des 3 services de la DCPA.
Activités :
- Organiser les réunions des Commissions consultatives de marchés, des Commissions d’appels d’offres, Commission de délégation des services publics, Commission Consultative des Services Publics Locaux et Jury de concours, Commission
d’Evaluation et de Suivi des Marchés (CESMA),
- Etablir les ordres du jour des Commissions, assurer leur diffusion aux participants dans le respect des dispositions du règlement intérieur des Commissions ;
- Préparer les dossiers (tableaux et rapports) pour la réunion de lecture et d’arbitrage sur les RAO de la CAO/CCM ;
- Contrôler le contenu des documents en lien avec les conseillers juridiques ; Rédiger les notes pour la DCPA et la Direction Générale des Services ;
- Assurer la transmission des rapports aux participants par l’outil KIOSK
- Préparer les dossiers des Commissions pour l’encadrement et le Président de la Commission,
- Superviser la bonne organisation logistique des réunions des CAO, CCM et autres de la Région (réservation salles, accueil, sécurité, parking...) et participer aux séances en présentiel et en visio-conférence
- Gérer les PV en séance ou de façon dématérialisée en lien avec les élus et les autorités de contrôle ;
- Rédiger les courriers (lettre de questionnements, de rejet, d’attribution, correspondances diverses, notes, réclamation de pièces…) et gérer les correspondances par le profil acheteur ;
- Vérifier et contrôler les pièces fiscales et sociales et transmettre la fiche de contrôle aux conseillers marchés
- Préparer le dossier marché, vérifier la signature électronique, vérifier la complétude fiscale, sociale, droit du travail et assurance des titulaires retenus avant l’envoi en préfecture
- Rédiger les rapports de présentation destinés au contrôle de légalité ;
- Publier les avis d’attribution sur la plateforme dématérialisée,
- Rédiger et mettre à jour les procédures et documents types liés aux marchés publics et à l’organisation du service, en collaboration avec les conseillers marchés, les chefs de service et la direction ;
- Archiver les dossiers marchés,
- Conseillers les agents d’autres directions à la prise en main des outils informatiques mis à la disposition pour la gestion des marchés,
- Participer à l’administration de l’outil de suivi des marchés OKAVEO et du profil acheteur AWS.
- Préparation du dossier marché, légalisation, notification et information des services prescripteurs d’achats
- Suivre et compléter le tableau centralisé de suivi et de gestion des marchés
Assister le chef de l'unité dans l’exercice des missions suivantes :
- Elaborer ou suivre des tableaux de bord de suivi de l’activité marchés du service ou pour l’organisation de la continuité de service de l’Unité
- Rédiger des comptes rendus de réunion, organiser des réunions.
L’agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité de service.
Certaines des compétences ci-dessus mentionnées pourront être acquises lors de la prise de poste et, le cas échéant, au moyen de formations.
L’agent doit réaliser son activité dans le respect des règles de déontologie de la fonction publique, exercer ses fonctions avec dignité, impartialité, intégrité et probité, faire preuve de neutralité et respecter le principe de laïcité ainsi que les règles de cumuls d'activité.
Savoirs théoriques complémentaires :
- Expérience et connaissance des règles de la commande publique souhaitées
Savoir faire :
- Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel), Internet, outils système d’information achat (SUIVMAR, OKAVEO), ASTRE GF, AWS, ELISE, ADOBE SIGN, KIOSK, GECCO, site collaboratif marchés, E attestations ; SIS marchés
- Organiser son travail et ses dossiers
- Capacités rédactionnelles,
- Détecter les anomalies et alerter sur les situations à risques,
- Appliquer les règles déontologiques du métier,
- Savoir planifier et respecter des délais contraints.
Savoir être :
- Probité
- Aptitudes relationnelles et esprit d’équipe
- Confidentialité et discrétion
- Esprit d’initiative et anticipation
- Réactivité
- Pédagogie
- Rigueur, méthode et organisation
FORMATIONS ET DIPLÔMES
Niveau Bac à Bac +2
Gestionnaire marchés (H/F)