Postée il y a 17 jours
Assistance au quotidien du Directeur Général des Services et de la Directrice Générale Adjointe « Citoyenneté et Ressources »
Gestion du secrétariat : accueil physique et téléphonique, gestion et suivi des courriers, des courriels, des parapheurs et des agendas, organisation et logistique de réunions, élaboration de supports de réunions et d’informations, rédaction et transmission de notes de services/internes et compte-rendu, suivi des boites mails génériques et alimentation des espaces collaboratifs
Relai Communication des organismes extérieurs (Nantes Métropole, autres communes, réseau et conférence des DGS, …) : recherche et/ou réception d’éléments (comptes rendus de réunions, convention de gestion, plans, …) pour transmission auprès de la Direction Générale
Suivi des instances municipales : vérification de la conformité des procédures administratives (circuit de validation, échéances, charte graphique etc…)
Élaboration de supports et diffusion de l’information, classement et archivage papier et numérique, en veillant au respect des données personnelles.
Coordination du pool assistants(es) de la direction générale
Gestion RH du pool des assistants(es) et de la Direction Générale : suivi des plannings, suivi des tickets restaurants, suivi des absences, suivi des formations, suivi des frais de déplacements, missions relatives à l’accueil des nouveaux arrivants/stagiaires…
Gestion administrative et comptable : suivi du budget de la Direction générale, gestion des bons de commandes et factures, gestion des cartes de parking et essence, suivi des tickets informatiques et matériels, gestion des stocks et commande de fournitures
Binôme de la Responsable de Cellule de Gestion de la DSGO
Suivi d’indicateurs d’activités, alimentation de bases de données ou tableaux de bord (réalisation de statistiques périodiques et bilan annuel)
Suppléance en cas d’absence
Formation supérieure Assistant de Direction ou équivalent, ou disposant d’une expérience significative en assistanat de direction et/ou d’administration des collectivités locales.
D’une grande discrétion, avec des qualités rédactionnelles et relationnelles reconnues et possédant un réel esprit d’équipe ; sachant travailler en autonomie et en transversalité, dans le respect des circuits et procédures.
Sens de l’organisation, rigueur et gestion des priorités, sachant prendre des initiatives et être force de proposition.
Sens du service public et de l’intérêt général. Connaissances souhaitées du fonctionnement des collectivités territoriales et des compétences des services municipaux.
Bonne maitrise des outils Internet, Intranet, bureautiques (Word, bases de données Excel, Powerpoint, One Note)
Connaissances souhaitées des logiciels spécifiques (type Astre, Dotelec, Acte Office…)
Seconde ville de l’agglomération par sa taille et troisième du département de Loire-Atlantique, Saint-Herblain est une ville attractive, au-delà de ses frontières géographiques. Ses 51 300 habitants apprécient ses structures de quartier : 80 équipements sportifs, 4 centres socio-culturels, 2 piscines, 5 médiathèques et ludothèques. Un pôle de service public, le Carré des services publics, mais aussi 15 groupes scolaires complètent une offre de services publics de proximité. La ville souhaite ainsi rester à taille humaine au cœur d’une métropole de 600 000 habitants.
Les Herblinois profitent également des espaces paysagers naturels et entretenus - autour de l’axe central du Cours Hermeland, une trame paysagère, verte et bleue, qui traverse la commune du Nord au Sud sur 7 km à vol d’oiseau et qui permet promenades, course à pied ou balade à vélo le long des liaisons douces aménagées.
Contexte direction/service :
Au sein de la Direction du Secrétariat Général et de l’Observatoire comprenant 3 entités : la Cellule de Gestion, le Service Juridique Vie des Assemblées et le Service Évaluation et Contrôle de Gestion.
Placée sous l’autorité de la responsable de Cellule de gestion, vous intégrerez une équipe composée de 8 agents en charge de l’assistance administrative aux élus, à la direction générale, à la direction et aux services de la DSGO, ainsi que de la documentation et des archives municipales..