Assistant Médico Administratif F/H F/H

Présentation du Département Médico-Universitaire DEMIURGE

DEMIURGE, le Département Médecine Intensive, Urgences, Gériatrie, associe l’ensemble des Services d’Accueil des Urgences Adultes, le service de réanimation médicale de Saint-Antoine, ainsi que les services de gériatrie (court séjour, soins de suite et de rééducation, unités de soins longue durée) des hôpitaux du Groupe Hospitalier AP-HP. Sorbonne Université. Ce Département, qui se caractérise par une forte activité non programmée, contribue de façon majeure à la permanence des soins ainsi qu’au renforcement des filières de soins dans une logique de fluidification des parcours patients.

Présentation générale du service de Médecine Gériatrique du Dr. GRANCHER - site Rothschild

Ø L’unité de Gériatrique Aiguë du Dr. GRANCHER comprend 92 lits dont 46 SSR, 32 MCO et 14 UCC et d'une unité Hôpital de jour et de consultation mémoire

Présentation de l’équipe

- 1 Cheffe de Service « Dr GRANCHER »

5 Praticiens Hospitaliers

2 Praticiens Hospitaliers Contractuels

1 Assistant Spécialiste Hospitalier

4 secrétaires médicales réparties sur les deux unités

2 secrétaires hospitalières

3 cadres de santé

Infirmières + aides-soignantes + brancardiers

1 Psychologues

2 Neuropsychologues

3 Assistantes sociales

MISSIONS SPECIFIQUES DU POSTE

Poste à pourvoir au 1er juillet 2025

• Gestion de l’ensemble des informations médico-administratives du patient
• Mise en forme des comptes rendus d’hospitalisation, remis aux patients à la sortie et envoi aux différents destinataires
• Tri, numérisations des documents dans ORBIS et archivage des dossiers
• Suivi dans le cadre du parcours de soins des rendez-vous post-hospitalisation en HDJ ou en consultation
• Programmation des rendez-vous téléphonique et physique avec les familles des patients via « Google agenda »
• Organisation logistique des réunions du service
• Gestion du planning des cours et diffusion
• Rédaction de diverses attestations en lien avec le service d’action sociale et les praticiens hospitaliers
• Traitement des demandes d’hospitalisation via le logiciel Trajectoire
• Traitement des demandes de communication des dossiers médicaux en lien avec la CRUA
• Mise à jour mensuelle des tableaux de présences des praticiens séniors et juniors via l’application CHRONOS
• Mise à jour des attributions des secteurs de soins du service
• Diffusions trimestrielle et semestrielle des informations utiles à l’arrivée des nouveaux externes et internes et transmission des validations de fin de stage à la scolarité de SU
• Demandes d’interventions techniques pour le service via l’application SAPHIR
• Demandes des habilitations applications ORBIS pour le professionnel médical via SMAX
• Gestion du courrier départ et arrivée
• Tutorat des stagiaires AMA

COMPETENCES REQUISES
SAVOIR FAIRE REQUIS

 Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
 Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
 Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
 Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
 Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
 Organiser et classer des données, des informations, de documents de diverses natures
 Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
 S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
 Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
 Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
 Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers

CONNAISSANCES REQUISES

 Techniques de secrétariat médical
 Connaissance de la prise en charge des patients dans un service
 Communication / relations interpersonnelles
 Maîtrise des outils informatiques (bureautique, logiciels institutionnels, etc.)
 Droit de la santé dans son domaine d'activité
 Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
 Règlementation des archives
 Vocabulaire médical

QUALITES REQUISES

 Capacités d'adaptation et d'écoute
 Aptitude à travailler en équipe
 Sens de l'organisation, efficacité, esprit d'initiative
 Rigueur, conscience professionnelle et discrétion
 Assiduité, ponctualité
 Respect des devoirs et obligations de l'agent public