Sous l'autorité du directeur des Finances, vos missions seront les suivantes :
- assurer le suivi et la rédaction des arrêtes de régies de recettes et de dépenses (actes constitutifs, nomination des régisseurs, intérimaires et mandataires suppléants),
- gérer les relations avec les fournisseurs et les agents des services et gérer notamment les relances et information des fournisseurs sur le suivi de leur facture,
- assurer l’accueil téléphonique et physique de la direction,
- apporter une aide permanente au directeur des Finances, en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossier,
- gérer les dossiers selon l’organisation et ses compétences,
- assister les cadres dans l’organisation des services.
Activités principales :
- gestion et organisation des arrêtés de régies de recettes et de dépenses,
- gestion des relations avec les fournisseurs et les agents des services,
- accueil téléphonique et physique au secrétariat,
- gestion du courrier,
- organisation, planification des réunions,
- frappe et rédaction de courrier,
- gestion des fournitures de bureau du service,
- organisation et planifications des réunions.
Activités spécifiques :
- réalisation, mise en forme d’arrêtés, de décisions,
- suivi des absences (congés, missions, etc.).
Vous connaissez les circuits et procédures administratives d’une collectivité, son fonctionnement.
Vous serez la référente Archives et la référente Dématérialisation. Vous connaissez l’organisation du classement et l’archivage des dossiers.
Vous serez en appui sur l’ensemble de la Direction pour la bonne continuité des services.
Vous possédez d’excellentes notions d’organisation et de gestion du temps.
Vous êtes en mesure de rappeler les informations importantes et de transmettre les messages. Vous savez adapter votre discours en fonction de l’interlocuteur.
Vous connaissez les outils informatiques, les techniques de secrétariat ainsi que les règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire.
Vous avez une bonne pratique du suivi d’activités (renseignement de tableaux).
Vous avez le sens de la diplomatie, vous êtes réactif(ive), rigoureux(se), autonome et possédez d’excellentes capacités relationnelles et d’écoute. Vous êtes polyvalent, intègre et discret(ète).
Diplômes :
- CAP ou BEP
Gestionnaire administratif des régies et des relances fournisseurs
La direction des finances regroupe une quinzaine d’agents, répartis en trois services : le service Exécution et qualité comptable, le service Budget Ville et financements extérieurs et le Budget Agglo, fiscalités et ressources.