MISSION DU POSTE :
Accueil téléphonique et physique au secrétariat
Accueil et renseignement de la population
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
Suivi des projets et activités de la direction
Elaboration des actes administratifs
Préparation des actes budgétaires et comptable
Gestion et affichage d'informations
Secrétariat du conseil municipal
ACTIVITES PRINCIPALES :
Accueil téléphonique et physique du public :
- accueillir le public avec amabilité
-prendre des messages
-s'exprimer clairement et reformuler les demandes
-favoriser l'expression de la demande
- recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
-traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
-mettre en relation les correspondants
-gérer les situations de stress et réguler les tensions
-réagir avec pertinence aux situations d'urgence
-Conserver neutralité et objectivité face aux situations
-s'adapter au public de cultures différentes
-adapter son intervention aux différents publics
-gérer des tableaux de bord de fréquentation
-faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurités liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité.
Accueil et renseignement de la population :
- identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
- gérer un planning de réservation (salles... 0
- orienter vers les services et personnes compétents
- renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
- aider à rédiger des documents administratifs
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
Rédaction de courriers, de tableaux de bord
Elaboration de rapport d'activités
Préparer et mettre en forme les actes administratifs du Maire et les actes d'état-civil,
Suivi des projets et activités de la direction
Réalisation de tableaux de bord,
Rédaction de rapports
Etablissement de statistiques
Gestion et affichage des informations :
Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services
Présenter des documents d'information et de communication
Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations
Secrétariat du Conseil municipal :
Etablir et adresser les convocations,
Rédiger les délibérations, le compte-rendu et le procès-verbal,
Traitement de dossiers et saisie informatique
Archivage de documents
ACTIVITES ANNEXES :
Rédaction des baux locatifs
Recensement de la population
Revue de presse
Collecte des données pour le bilan social
MODALITES D'EXERCICE : (Conditions de travail particulières)
Travail de bureau
Horaires réguliers, avec amplitude variable en fonction des horaires d'ouverture au public
Pics d'activités liés aux périodes électorales, de recensement, rentrées scolaires, aux projets de la collectivité
Technologies de l'information et de la communication, outils de bureautique, progiciel de gestion.
Grande disponibilité vis-à-vis des usagers avec risques de tensions dans la relation au public
COMPETENCES - FORMATIONS : (savoirs)
Organisation et organigramme de la collectivité
Organismes extérieurs en relation avec la collectivité
Procédure interne de transmission des demandes
Droits et obligations des usagers
Règlement intérieur
Connaissances des domaines de compétences des communes et leur organisation
Connaissances du statut de la Fonction publique territoriale
Connaissances des règles juridiques d'élaboration des actes administratifs, Connaissance des règles des actes d'état-civil
Connaissances bureautiques et des logiciels métier
COMPETENCES PROFESSIONNELLES ET TECHNIQUES : (savoir faire)
Savoir planifier son travail et gérer les priorités
Respecter les délais réglementaires
Qualités rédactionnelles requises
Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel...) et des NTIC
Fonctionnement du standard téléphonique, d'internet
Techniques rédactionnelles administratives
Technique d'accueil, de communication et de régulation
Technique de médiation et de négociation
Technique de secrétariat (prise de note...)
Technique de recherche d'information
Technique de gestion de planning
Technique de classement
QUALITES REQUISES : (Savoirs être)
Avoir le sens du service public (déontologie et discrétion)
Savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension
Excellentes qualités relationnelles
Autonomie
Qualités organisationnelles
Etre force de proposition
Capacité d'adaptation
Réactivité
Intitulé : Secrétaire de Mairie
LIEN HIERARCHIQUE L'Autorité territoriale, Le Maire
RELATIONS FONCTIONNELLES
Relations avec l'ensemble des services
Relations permanentes avec le public
Relations avec les institutions ou entreprises privées et les associations
CONDITIONS STATUTAIRES : (cadre d'emplois, temps de travail)
Cadre d'emplois des Adjoints administratifs Principaux territoriaux
Temps de travail hebdomadaire : temps complet : 35 h