Activités principales :
* Gestion de l'accueil physique et téléphonique de l'accueil de la mairie (accueil et orientation des visiteurs, prise de messages et orientation des appels)
* Recensement des demandes et des personnes accueillies dans le service
* Maintien en ordre de la salle d'accueil
* Affranchissement du courrier
* Réception et distribution des sacs déchets
Polyvalence/renfort
* Autres services (Affaires générales, Action sociale, Urbanisme...)
Connaissances en Etat Civil/Affaires Générales souhaitées
* Réception des déclarations et établissement des actes d'état civil
* Instruction et suivi des dossiers en matière :
- Actes de mariage/naissance/décès/reconnaissances- baptêmes civils- noces d'or- certificat de vie commune- célébration des mariages
- Recensement Militaire (recensement national des mineurs âgés de 16 ans)
- Jurés d'assise, Médaillés du travail
* Établissement des dossiers de mariage
* Tenue administrative des registres d'état civil
Compétences :
* S'exprimer correctement oralement et par écrit
* Recevoir, filtrer et réorienter les appels téléphoniques
* Comprendre et gérer les demandes
* Apprécier le caractère d'urgence des informations à transmettre
* Photocopier et assembler des documents
* Maîtriser l'outil informatique (WORD, EXCEL)
* Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
* Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
* Classer et ordonner les dossiers et documents de manière simple et accessible à tous
Qualités attendues
* Sens du service public, de l'accueil et des relations humaines
* Aptitude au travail en équipe et sens de la hiérarchie
* Sens de l'organisation et rigueur pour une qualité de service
* Autonomie, capacité d'initiatives (dans les limites définies par la hiérarchie) et d'adaptation
* Anticipation et réactivité
* Aptitude rédactionnelle
* Discrétion
* Tenue et présentation.
Service : Pôle accueil mairie
Grade : Adjoint administratif
Type d'emploi : Emploi permanent sur temps complet