M i s s i o n s p r i n c i p a l e s
- A c c u e i l p h y s i q u e e t t é l é p h o n i q u e d e s u s a g e r s e t c o r r e s p o n d a n t s
d e s s e r v i c e s , g e s t i o n d u s t a n d a r d : r é c e p t i o n d e s a p p e l s , p r i s e d e
m e s s a g e s , o r i e n t a t i o n d u p u b l i c e t d e s a p p e l s v e r s l e s
d i f f é r e n t s s e r v i c e s
- R é c e p t i o n , t r a i t e m e n t e t d i f f u s i o n d e l ’ i n f o r m a t i o n a u x é l u s , s u p é r i e u r
h i é r a r c h i q u e e t c o l l è g u e s c o n c e r n é s ( c o u r r i e r , e m a i l , d é p ô t s d e m e s s a g e
d u p u b l i c ) : e n v o i d u c o u r r i e r , d i f f u s i o n d e l ’ i n f o r m a t i o n ( d ’ u n e m a n i è r e
g é n é r a l e )
- R é a l i s a t i o n d e d i v e r s t r a v a u x d e b u r e a u t i q u e : s a i s i e e t m i s e e n f o r m e
d e d o c u m e n t s i n f o r m a t i q u e s ( c o u r r i e r s , i n v i t a t i o n s , t a b l e a u x , a r r ê t é s ,
f e u i l l e s d ’ i n f o r m a t i o n s … ) t r i , c l a s s e m e n t , a r c h i v a g e , t r a v a u x d e
r e c h e r c h e s d o c u m e n t a i r e s , n u m é r i s a t i o n , s u i v i e t m i s e à j o u r d e s
p l a n n i n g s e t a g e n d a s d e s s a l l e s c o m m u n a l e , e t c .
- S u i v i , i n s t r u c t i o n a v a n t / a p r è s a v i s d e s s e r v i c e s d e l ’ A R C e t m i s e e n
f o r m e d e s d o s s i e r s d ’ u r b a n i s m e
- S u i v i e t m i s e e n f o r m e d e s d o s s i e r s a d m i n i s t r a t i f s ( f u n é r a i r e , é t a t c i v i l ,
l o c a t i o n d e s a l l e s , m i s e à j o u r l i s t i n g d e s r u e s , e t c … )
- A s s i s t a n c e à l a m i s e e n oe u v r e e t s u i v i d e s é l e c t i o n s .
connaissance de l’environnement institutionnel, des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale- connaissance de base générale et experte : urbanisme, funéraire, état civil, etc…- maîtrise de l’expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel)- maîtrise des outils informatiques et bureautiques- savoir travailler en équipe - indispensable - savoir s’organiser et gérer les priorités- savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants- savoir s’adapter à différents interlocuteurs- accueillir le public avec amabilité- gérer les situations de stress- respecter la confidentialité - indispensable- disponibilité et discrétion - indispensable- savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique
Vous participez aux tâches du service citoyenneté, dans un soucis constant d'efficacité du service public et d'image de la collectivité. Votre aisance tant en matière d'accueil physique que téléphonique est reconnue. Au sein d'une collectivité, vous accueillez, orientez et renseignez le public. Sous la directive du Maire, et de votre supérieur hiérarchique direct : la secrétaire Général de Mairie, vous contribuez à faire appliquer les décisions municipales sous la forme de divers actes administratifs. L'agent polyvalent est principalement en charge de l'urbanisme et de l'état civil sous la responsabilité de la secrétaire générale de mairie. Une première expérience dans un poste similaire est fortement recommandée