En tant qu’agent d’accueil – État civil et élections, vous serez chargé(e) d’accompagner les administrés dans leurs démarches administratives, notamment la gestion des actes d’état civil (naissance, mariage, décès) et des processus électoraux (inscriptions, organisation des scrutins). Ce poste exige rigueur, discrétion et un sens aigu du service public pour offrir une relation de qualité aux usagers.
Activités principales :
- Accueil du public
- Assurer un accueil physique et téléphonique du public
- Identifier, traiter les demandes des administrés et les réorienter le cas échéant
- Instruction et constitution des actes d’état-civil
- Réception des déclarations et établissement d’actes d’état civil et tenue administrative des registres
- Délivrance des actes d’état-civil
- Préparation des dossiers de mariage et de PACS
- Enregistrement et délivrance des documents administratifs
- Traitement des attestations d’hébergement et d’accueil pour les étrangers, des légalisations de signature, du recensement militaire…
- Gestion des locations de salles aux particuliers
- Gestion des inscriptions scolaires sur le pro-logiciel dédié
- Élections
- Enregistrer les demandes d’inscription sur les listes électorales
- Mise en œuvre de la procédure de révision de la liste électorale et organisation des élections
Activités secondaires et/ou ponctuelles
- Aide ponctuelle pour les besoins du CCAS
- Remplacement de l’agent en charge des affaires funéraires et du recensement pendant ses congés / absences
Savoir :
- Connaître les procédures relatives aux formalités administratives, savoir les expliquer et en assurer le suivi
- Connaître l’organisation générale des services de l’administration (environnement territorial) pour orienter le public vers les bons interlocuteurs
- Maîtriser le cadre réglementaire et juridique en matière d’état civil, de droit électoral, de droit des étrangers
- Utiliser les logiciels dédiés et le matériel informatique
- Savoir s’organiser dans son travail
- S’adapter aux évolutions réglementaires du secteur et aux nouveaux outils numériques
Savoir - Faire :
- Solide expérience de l’accueil du public
- Qualités relationnelles et rédactionnelles
- Garantir l’image du service public
- Gestion des situations de stress et de conflit
Savoir - Être :
- Respecter le devoir de confidentialité
- Disposer d’un sens de l’écoute et savoir s’adapter au public accueilli
- Grande disponibilité vis-à-vis des usagers
Formations et qualifications nécessaires :
- La maîtrise des logiciels métiers serait un plus (ex : Berger Levrault, …)
Modalités d’exercice : 36 heures hebdomadaires.
- Horaires : présence obligatoire pendant les heures d’ouverture de la mairie (9h/12h30 – 13h30/17h ; 16h30 le vendredi)
Conditions de recrutement :
- Recrutement par voie statutaire dans le cadre d’emploi des adjoints administratifs.
La mairie de Saint-Palais-sur-Mer recrute un(e) agent d'accueil spécialisé(e) en état civil et élections, suite à la mobilité interne de l’un de ses collaborateurs.
Nous recherchons un(e) professionnel(le) motivé(e) et rigoureux(se) pour rejoindre notre équipe et assurer l’accueil des administrés ainsi que la gestion des démarches administratives liées à l’état civil et aux élections. Ce poste offre une opportunité de contribuer activement à la qualité du service public de notre commune.
Placée sous l’autorité hiérarchique de la responsable du service, votre mission principale sera d’assurer l’accueil, l’orientation et le renseignement du public, tout en représentant l’image de la collectivité auprès des usagers.