Missions principales:
• Accueil physique et téléphonique du public
• Utilisation du logiciel Concerto : Pré-inscriptions, inscriptions, saisies des présences, mise à jour des dossiers des enfants…
• Elaboration des bilans d’activité, des statistiques…
• Réalisation de documents (courriers, plannings, compte-rendu de réunion, journal de la Crèche Familiale, fiches de dépannage…)
• Gestion des dossiers papier et informatique des enfants
• Gestion des dossiers des assistantes maternelles (agréments, formations, assurances…)
• Gestion des échanges Crèche Familiale - Conseil départemental : entrées des enfants, dépannages, sorties…
• Gestion du courrier entre les structures petite enfance et les services externes (CCAS, Mairie…)
• Classement, archivage et destruction de documents
• Travail en lien avec la coordinatrice éducative.
• Tâches liées à la commission d’attribution des places : enregistrement des justificatifs des familles, pointage des dossiers, courriers, mise sous pli.
Missions secondaires:
• Participation aux manifestations et fêtes de la petite enfance
• Participation aux réunions Assistantes maternelles organisées en soirée (une réunion par trimestre).
• Accueil et gestion des services et entreprises extérieurs
• Réception et vérification des livraisons (nombre de colis, état, signature des bordereaux...)
• Gestion des fournitures de bureau : recensement des besoins, envoi des commandes, distribution et gestion du stock.
Savoirs:
• Connaissance de l’environnement territorial
• Maîtrise des techniques de secrétariat
• Maîtrise de l’outil informatique
Savoirs faire:
• Savoir transmettre des informations
• Savoir rendre compte
• Aide à la recherche de solution adaptée
Savoirs être:
• Bon sens du relationnel
• Bonne communication
• Sens de la confidentialité, respect de la déontologie (discrétion, secret professionnel et réserve)
• Disponibilité, souplesse
• Capacité d’écoute
• Rigueur, organisation et goût du travail en équipe
• Polyvalence
Sous l'autorité hiérarchique de la directrice Petite Enfance, vous assurez le suivi administratif des services de la Petite Enfance.