L'assistant est un support pour son manager et dans ce rôle de coordinateur, il doit assurer la continuité du bon fonctionnement du pôle Éducation et attractivité. L'assistant pourra être amené à remplacer ponctuellement l'assistante du Directeur général adjoint lors de ses périodes d'absence, dans tout ou partie de ses missions.
Assurer l'accueil physique et téléphonique, gestion de l'agenda :
- Assurer l'interface entre les directeurs (directeur de l'éducation, adjoint au directeur de l'éducation, directrice des missions transversales), le DGA, les autres directions/services du pôle et les partenaires extérieurs
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers et des interlocuteurs des directions (partenaires, représentants institutionnels)
- Organiser le lien avec les élus à travers leurs assistants respectifs
- Assurer le suivi des agendas des directions du périmètre (direction de l'éducation et direction des missions transversales) et du calendrier des différents évènements
Préparation des différentes réunions et réalisation des comptes rendus
- Organiser des réunions, des séances de travail et en assurer la logistique
- Assurer la réservation des salles, matériels, voitures
- Saisir et mettre en forme des documents utiles aux réunions des directions
- Réaliser des recherches documentaires diverses
Constitution et préparation des dossiers :
- Élaborer des documents nécessaires à la constitution des dossiers
- Assurer le suivi des dossiers (respect des procédures, vérification, respect des délais)
- Rédiger des notes, synthèses, documents divers
- Participer activement au bon fonctionnement et à la bonne gestion du plan de classement.
- Suivre des projets et activités des directions (être un soutien auprès des managers dans les phases de planification et de déploiement)
Coordonner les activités des directions du périmètre :
- Assurer le suivi des absences, des déplacements, le traitement du courrier, les commandes des fournitures
- Concevoir, suivre, harmoniser et mettre à jour des procédures internes
- Réaliser et mettre à jour des états, tableaux de bord, tableaux de pilotage
- Assurer la diffusion des communications et des informations