Sous la responsabilité hiérarchique du Chef de service du Pôle Accès aux Droits de la Maison Départementale des Personnes Handicapées, l'assistant(e) de gestion chargé(e) du courrier, de la numérisation et de l'instruction est chargé(e) de l'instruction administrative des dossiers des usagers. Il ou elle assure l'enregistrement de tous les dossiers via le système d'information de la MDPH. Il ou elle assure également la gestion du courrier de la MDPH et la numérisation des dossiers.
Missions et activités :
- Réceptionner et prendre en charge le courrier entrant et comptabiliser les départs
- Relayer et distribuer dans les services et à la direction les différents courriers spécifiques et la documentation
- Assurer la mise sous pli et la gestion du courrier sortant
- Exercer l'activité d'instruction de niveau 1 (pré-instruction) des dossiers des usagers
- Numériser les dossiers et les différents courriers en respectant les règles de nommage et le classement spécifiques à la gestion électronique des documents GED
- Traiter les dossiers en attente de recevabilité en s'assurant notamment du suivi individuel (appels téléphoniques de relance)
- Classer et archiver les dossiers
- Participer à la dynamique du Pôle Accès aux Droits
- Participer aux réunions de pôle, d'équipes et institutionnelles
- Participer aux actions d'information et de formation internes ou partenariales
Contraintes du poste :
- Travail sur écran d'ordinateur
- Continuité de service avec les agents de l'instruction de niveau 1, du courrier et de la numérisation
Compétences requises :
Connaissances :
- Connaissance de la législation inhérente à l'activité de la MDPH
- Maîtrise de l'outil informatique et les logiciels internes
Aptitudes professionnelles :
- Aptitude à la polyvalence
- Capacité d'organisation
- Capacité à hiérarchiser et prioriser
- Aptitude au respect des délais
- Capacité à rende compte
Comportements/motivations :
- Dynamisme
- Disponibilité
- Rigueur et méthode
- Discrétion et confidentialité
- Sens de la qualité du service offert au public
- Adaptabilité
- Réactivité
- Sens du travail en équipe et en collectif
Contraintes du poste :
- Travail sur écran d'ordinateur
- Continuité de service avec les agents de l'instruction de niveau 1, du courrier et de la numérisation
Compétences requises :
Connaissances :
- Connaissance de la législation inhérente à l'activité de la MDPH
- Maîtrise de l'outil informatique et les logiciels internes
Aptitudes professionnelles :
- Aptitude à la polyvalence
- Capacité d'organisation
- Capacité à hiérarchiser et prioriser
- Aptitude au respect des délais
- Capacité à rende compte
Comportements/motivations :
- Dynamisme
- Disponibilité
- Rigueur et méthode
- Discrétion et confidentialité
- Sens de la qualité du service offert au public
- Adaptabilité
- Réactivité
- Sens du travail en équipe et en collectif