Accueil pôle population 2 jours par semaine :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du public
- Renseigner et orienter les administrés
- Réception des livraisons, du courrier, affranchissement
- Transmettre les demandes aux autres services
- Instruire les demandes de titres numérisés :
1. Recueillir les demandes de cartes nationales d’identité et de passeports
2. Suivre l’état d’avancement des demandes
3. Gérer les dossiers incomplets (recueils complémentaires).
4. Renseigner les usagers et les usagères sur les modalités des démarches du service :
prise de rendez-vous, dossier à constituer, processus de validation, délais de
réception…
5. Remettre les cartes nationales d’identité et les passeports
- Effectuer des travaux administratifs divers en fonction des besoins du service du pôle population :
- Courriers, tableaux numériques, classement, archivage, photocopies, etc…
Service Finances 3 jours par semaine :
- Création et gestion des bons de commande
- Transmission des factures aux différents services
- Mandatement simple
- Classement, archivage, photocopies
- Gestion du fichier fournisseur (création, modification, suppression)
Savoirs théoriques et savoirs faire :
- Maîtrise des techniques de communication orales et écrites
- Maitrise des outils bureautiques (Outlook, Excel, Word)
- Capacité à travailler en transversalité avec les autres services
- Connaissance en comptabilité, appétence pour les chiffres
- Connaissance de l’utilisation d’un dispositif de recueil des titres numérisés (formation possible)
- Connaissance du logiciel Berger Levrault Finances appréciée (formation possible)
Savoirs êtres, qualités humaines :
- Sens de l’accueil, du contact
- Respect de la confidentialité, discrétion
- Capacité d’adaptation et polyvalence
- Esprit d’équipe
- Organisation, méthode, rigueur et respect des délais
- Sens de l’initiative
Une expérience sur un poste similaire dans une petite commune serait un plus.
Rattaché au secrétariat de la Direction Générales des Services, vous serez affecté sur deux services :