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Activités principales :
• Assure la gestion de l’agenda du Responsable de la Direction
• Gère les courriers et les appels téléphoniques : réceptionne, traite et diffuse les informations aux encadrants
• Collecte les informations ou les dossiers nécessaires à la demande du responsable de la Direction ou des chefs de service
• Rédige les notes de service, courriers, conventions à la demande du responsable de la direction ou des chefs de service
• Assure le suivi du Bureau d’Ordre et d’Emploi (BOE) : démarches administratives et réglementaires, formations, en lien avec les carrières des personnels de la Direction
• Budget : sollicite les devis, élabore les bons de commande, assure un suivi mensuel du budget alloué à la Direction
• Habillement : assure le suivi des matériels et équipements des personnels
• Elaboration et suivi des statistiques en lien avec le responsable
Activités secondaires, accessoires, saisonnières
• Remplacer l’agent en charge de l’accueil du public et de la gestion des objets trouvés lors des absences programmés
• Tableaux de bords
• Fiches E-Atal
• Logitud
SAVOIR
• Connaissance de l’organisation et du fonctionnement des collectivités territoriales
• Connaissance des circuits et des procédures administratives de la mairie et des services en lien avec la Direction (Préfecture, Tribunal, …)
• Maitrise des techniques de secrétariat
• Maitrise des outils bureautiques et de communications (Word, Excel, Outlook, Powerpoint, Intranet, …)
SAVOIR-FAIRE
• Prise en considération des priorités du service dans la gestion quotidienne des activités
• Rédaction et mise en forme de tout type de documents, courriers, courriels, comptes-rendus, notes, délibérations, arrêtés, …)
• Rappel des informations importantes et transmission des messages
• Utilisation des logiciels spécifiques (E-Atal, espaces collaboratifs de l’Intranet, plateforme de dématérialisation des actes administratifs, aires délib, ….)
SAVOIR-ETRE
• Sens du service public
• Sens relationnel et de l’initiative
• Organisation, rigueur et autonomie
• Réactivité et capacité d’adaptation
• Disponibilité
• Discrétion
• Confidentialité
• Assure la gestion de l’agenda du Responsable de la Direction
• Gère les courriers et les appels téléphoniques : réceptionne, traite et diffuse les informations aux encadrants
• Collecte les informations ou les dossiers nécessaires à la demande du responsable de la Direction ou des chefs de service