Mission Générale:
- Assurer la fonction d’interface des directeurs et responsables des services de la
Direction Générale Adjointe
- Assurer l’accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser
- Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers,
- Mise à jour et suivi de tableaux de bords de pilotage, assurer le retour aux personnes concernées à propos de dossiers ou actions
- Entretenir des relations avec les assistantes des autres directions générales et du secrétariat des élus
- Organiser le traitement et la diffusion des informations -
- Organisation et mise à jour des dossiers, du classement de manière adéquate (électroniquement ou papier) et de l’archivage
- Suivi des dossiers du bureau et du conseil communautaire et des commissions communautaires du secteur en assurant le lien avec les différentes personnes concernées
- Prise de notes, rédaction et suivi de compte-rendu - Assurer les tâches de secrétariat
- Gestion de l’agenda et des priorités
- Gestion des flux de documents entrant et sortant
- Organisation des déplacements, des réunions et des rendez-vous
- Remise en forme de documents sous une forme appropriée (tableau, graphique, présentation PowerPoint, …)
- Préparation et organisation de rendez-vous et réunions
- Suivi comptable et ressources humaines des activités de la direction en lien avec les services concernés
Missions spécifiques :
En matière de commande publique :
- Recenser et centraliser les besoins des différentes directions et services
- Préparer les dossiers et assister aux réunions et commissions CAO
- Rédiger les courriers
- Gérer les archives physiques et numériques des différentes pièces des marchés public
En matière de gestion budgétaire, financière et comptable :
- Assurer le suivi des dépenses des différentes directions
- Archiver les devis et factures dans le cadre des suivis des demandes de paiement
- Assister aux réunions de CRTE et de recherche de financement
En matière de ressources humaines :
- Gestion des courriers de demande d’emplois et stage
- Gestion de planning des gardiens et des agents d’entretiens
- Suivie du planning des agents
- Suivie d’état de congés des agents
- Gestion d’état de présence des agents
- Suivie des arrêts maladies
- Suivie et gestion des recharges carte restaurant
- Gestion et suivie des horaires de travails des agents
- Réfèrent handicap
Connaissance du territoire / Gestions financière / Gestion administrative / Capacités rédactionnelles / Maitrises des outils informatique / Travailler en transversalité/ Connaissances du fonctionnement des collectivités et des assemblées/ Connaissance de la nomenclature budgétaire M57/ Connaissance de l’environnement de la commande publique
La Direction Générale Adjointe Ressources (DGA-R) participe activement au comité de direction générale, contribuant ainsi au processus décisionnel et à l’élaboration de la stratégie de l’agglomération, dans le but de soutenir les politiques publiques intercommunale.
L'organisation de la communauté repose principalement sur quatre Directions Générales Adjointes, dont la Direction Générale Adjointe Ressources (DGA-R), qui regroupe les directions et missions dites supports ou fonctionnelles, à savoir : la Direction de la Stratégie Financière, la Direction des Ressources Humaines, le Service de la Commande Publique, le Service des Systèmes d’Information et de la Communication, le Service des Moyens Généraux ainsi que les Affaires Juridiques et les Assemblées.