Vos missions quotidiennes
En tant qu’Office Manager, vous assurez l’ensemble du fonctionnement administratif et serez un point d’ancrage pour tous, en lien direct avec le Dirigeant.
Votre rôle sera polyvalent et au cœur de la vie de l’entreprise.
Vos missions incluront notamment :
1. Gestion administrative et logistique
Accueillir les visiteurs (physique et téléphonique), clients et fournisseurs, avec le sourire et un sens du service irréprochable.
Gérer les fournitures (suivi des stocks fournitures, matériel)
Organisation : réunions, déplacements professionnels et gestion des agendas.
Assurer la coordination avec les prestataires externes (maintenance, nettoyage, sécurité).
Participer à l’organisation des événements internes (réunions, séminaires, team buildings).
Mise à jour et archivage de documents administratifs, suivi et classement des contrats.
2. Comptabilité et gestion financière (support)
Saisir les factures d’achats/ventes, rapprochements bancaires, suivre la trésorerie et préparer les éléments comptables pour le cabinet externe. Mon client peut vous former sur certaines missions comptables, petite précision tout est dématérialisé.
Gérer les notes de frais et participer au suivi budgétaire.
Superviser la facturation, relancer les impayés auprès des clients et garantir la fluidité des documents financiers. Mise à jour d’un tableau de bord comptable, alertes en cas d’anomalies ou d’impayés.
3. Administration des ventes (ADV)
Traiter les commandes clients, établir les devis et suivre les règlements.
Gérer les contrats et répondre aux questions des clients avec diplomatie, patience et professionnalisme.
4. Support RH et bien-être au travail
Suivre les dossiers du personnel, les absences et les congés.
Participer à l’onboarding des nouveaux collaborateurs et insuffler une bonne dynamique d’équipe.
Proposer des initiatives pour le bien-être des salariés et l’amélioration des processus internes.
Préparation des éléments de paie (variables, heures sup, absences, congés) en lien le Cabinet d’externalisation de la Paie.
5. Coordination multi-sociétés
Assurer le suivi administratif des différentes entités : gestion immobilière, location, tourisme.
Suivi des contrats de location (voitures, biens immobiliers), gestion des échéances et des paiements.
Préparer des reportings clairs et fiables pour le dirigeant.
Collaborer avec des partenaires tels que les notaires, avocats et banques sur des dossiers spécifiques.
Gestion d’éventuels litiges, coordination avec les partenaires
6. Amélioration continue
Optimisation des procédures internes (dématérialisation, automatisation des relances, etc.).
Force de proposition pour booster le bien-être au travail et l’efficacité opérationnelle.
Le Profil recherché
Formation et expérience Idéalement : vous avez un Bac+2 à Bac+5 en gestion, administration ou équivalent, avec minimum 4 ans d’expérience sur un poste similaire (Office Manager F/H, Assistant(e) de direction etc.) avec une capacité à gérer plusieurs missions de fronts en toute indépendance.
Polyvalent(e) et curieux(se) : vous aimez apprendre, évoluer et toucher à tout.
Organisé(e) et rigoureux(se) : vous savez structurer, prioriser et anticiper les besoins, gérer les urgences et avez le sens du service.
Vous êtes diplomate, patient(e), doté(e) d’un excellent relationnel, et savez représenter l’image de l’entreprise avec professionnalisme.
La maîtrise de la suite Office et des outils collaboratifs.
Une expérience sur des logiciels tels qu’Odoo est un plus.
Initiative et leadership : vous êtes force de proposition et impulser une bonne dynamique d’équipe.
C’est un plus si vous avez une culture comptable : bonnes notions des bases en comptabilité auxiliaire (factures, TVA, relances, trésorerie).
Vous rêvez d’un poste clé, polyvalent, formateur et au cœur de l’activité d’une entreprise à de moins de 10 salariés où chaque journée est différente ?
Vous avez envie d’évoluer dans un cadre qui allie convivialité, souplesse (télétravail, horaires flexibles) et challenges professionnels ?
Vous rêvez d’avoir un impact concret, d’être un vrai bras droit et de contribuer activement au développement de plusieurs entreprises ?
Vous avez un talent pour jongler entre des missions variées ?
Si oui, alors j’ai une bonne nouvelle pour vous !
Je suis Sarah Moraschetti, Consultante en Recrutement et je recherche actuellement, pour le compte d’une holding un(e) Office Manager dans le cadre d’une création de poste en CDI.
Présentation de l’entreprise
Implantée depuis 17 ans à La Réunion, sous l’impulsion de son fondateur son entreprise est un écosystème dynamique et ambitieux, avec des activités diversifiées (sociétés de services, négoce, immobilier…)
L’entreprise est saine financièrement, avec une croissance portée par des partenariats solides, des projets innovants et une équipe soudée.
Le dirigeant est proche de son équipe, adopte un style de management “paternaliste”, très accessible, il encourage la montée en compétences et laisse la liberté à chacun.
Son enjeux actuel est le souhait de consacrer plus de temps à la stratégie et confier la gestion quotidienne à un(e) Office Manager.
L’équipe est composée de moins de 10 collaborateurs, Vous y retrouverez un environnement de travail studieux, où tout le monde évolue ensemble et partage des moments de convivialité..
L’entreprise incarne des valeurs humaines fortes : soutien mutuel, simplicité, ambiance familiale, le sens du collectif, la cohésion.
Pourquoi les rejoindre ?
Un poste stratégique et formateur : Vous êtes l’interlocuteur(trice) de référence pour tous les sujets administratifs, commerciaux, comptables, RH, sur l’ensemble des entités.
Une mission clé et polyvalente : vous serez le véritable bras droit de Julien et le pilier central des collaborateurs, des clients et des prestataires.
Une ambiance conviviale et familiale : L’équipe fonctionne dans un climat de proximité, de solidarité et de confiance mutuelle.
Un management responsabilisant : Le dirigeant souhaite déléguer pleinement afin de se concentrer sur la stratégie. Vous disposerez de vraies marges de manœuvre pour vous organiser.
De nombreux projets en perspective : la gestion multi-sociétés et l’optimisation de processus internes, les futurs projets de création en 2025 et 2026, l’ennui n’est pas au programme. L’entreprise grandit, et vous grandirez avec elle !
Un équilibre vie pro/perso respecté : Télétravail possible 3 à 4 jours par semaine, horaires flexibles, et une ambiance qui allie sérieux et convivialité.
Des moments de cohésion: week-ends en équipe, repas d’équipe, et un cadre professionnel propice à l’épanouissement, le Dirigeant est à l’écoute des besoins de ses collaborateurs.