ACCUEIL TELEPHONIQUE & PHYSIQUE
- Réceptionner les appels : informer, orienter & renseigner les correspondants ;
- Orienter et informer les organisateurs d'événement sur les procédures de déclaration des manifestations ;
- Relever et transmettre les messages ; enregistrer les demandes d'intervention des différents services.
TRAITEMENT & SUIVI ADMINISTRATIF
- Enregistrer le courrier départ/arrivée : reprographier, ventiler, mettre sous enveloppe, affranchir ;
- Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par le service (courriers, notes, documents pour diffusion) ;
- Mettre à la signature : vérifier les parapheurs ;
- Classer, archiver les documents ;
- Reprographier ;
- Préparer les devis pour les besoins sécurités et secours ;
- Chef d'équipe pour encadrement des APS sur les manifestations.
SAVOIR
- Bonnes connaissances de la réglementation en matière de police administrative, de règles de sécurité régissant les ERP ;
- Réglementation applicable aux manifestations se déroulant sur le domaine public
- SSIAP 3 exigé ;
- Qualités rédactionnelles ;
- Techniques de communication ;
- Logiciels de bureautique et internet ;
- Vocabulaire professionnel du service ;
- Procédures administrative du service ;
- Organisation et fonctionnement de la fonction publique territoriale et de la collectivité
- Techniques de et négociation ;
- Contexte social et culturel environnement ;
- Connaissance du territoire Saint-Paulois.
SAVOIR FAIRE
- Organisation de la sécurité des manifestations ;
- Assurer l'organisation des moyens à mobiliser pour la sécurité des diverses manifestations ;
- Seconde le responsable de service dans ses missions sur les manifestations ;
- Participer aux réunions préparatoires avec les différents intervenants, organisateurs et institutionnels ;
- Réceptionner les demandes, recevoir et conseiller les organisateurs sur les mesures à prendre ;
- Effectuer les visites sur site pour instruction et vérification des moyens à mobiliser ;
- Instruire et valider les demandes d'autorisation ;
- Coordination des moyens de sécurité et de secours ;
- Contrôler le bon déroulement de la manifestation ;
- l'encadrement des équipes sécurité, secours et SSIAP ;
- Relever et signaler toute anomalie ou disfonctionnement lors de la manifestation ;
- Informer sa hiérarchie de tout disfonctionnement (oral, rédaction d'un bilan) ;
- Gestion administrative des manifestations ;
- Préparer et rédiger les arrêtés municipaux ;
- Instruit les demandes d'autorisation de manifestations ;
- Assurer une veille juridique.
CONNAISSANCES
- Être capable d'acquérir rapidement des notions dans le domaine d'activité du service et de ses différents métiers ;
- Disposer des connaissances en matière de règles & procédures administratives du service.
COMPETENCES TECHNIQUES
- Être capable d'assurer un accueil téléphonique et physique de qualité ;
- Maîtriser son environnement professionnel et des informations sur les services ;
- Être capable d'appliquer les principes de rédaction administrative ;
- Savoir construire et/ou mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques ;
- Maîtriser des logiciels spécifiques à l'activité, des outils informatiques et bureautiques ;
- Savoir organiser et gérer les priorités ;
- Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondances ;
- Gérer les situations de stress ;
- Maîtriser des techniques de recherches documentaires.
APTITUDES / COMPETENCES RELATIONNELLES
- Posséder des capacités de rigueur & le sens de l'organisation ;
- Avoir le sens de la communication et du relationnel ;
- Faire preuve de diplomatie ;
- Respecter la confidentialité ;
- Savoir travailler en équipe ;
- Accueillir le public avec amabilité ;
- Capacité d'anticipation et sens de l'organisation ;
- Capacité à gérer des situations conflictuelles.
- Fournir les renseignements dans le domaine d'activité du service pour la sécurité des manifestations ;
- Assurer le suivi administratif ou comptable pour les manifestations ;
- Organisation de la sécurité des manifestations ;
- Coordination des moyens de sécurité et de secours.
Temps complet : 35 heures
Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique).