Le gestionnaire administratif exerce son activité, sous l'autorité du responsable du service Évaluation et mise à l'abri, au sein de la structure de mise à l'abri des MNA. Il assure la gestion administrative, financière et juridique de la structure et assiste le responsable de service.
1- Assurer la gestion administrative de la structure
- Constituer les dossiers relatifs aux primos arrivants et en assurer le suivi administratif (enregistrement, mise à jour...)
- Accueillir, orienter et renseigner les publics et les partenaires
- Concevoir, renseigner, et suivre les tableaux d'activité de la structure
- Assister le responsable de la structure dans les tâches administratives : rédaction de courriers, saisie de documents, gestion d'agenda, organisation de réunions.
- Gérer les aspects logistiques et matériels de la structure : commande de fournitures ou d'équipements,
2- Assurer la gestion financière du dispositif de mise à l'abri
- Contribuer à la préparation du budget de la structure en lien avec le coordinateur
- Assurer un suivi de l'exécution du budget de la structure à l'aide de tableaux de bord
- Formuler des propositions d'ajustements du budget (virements de crédits, DM, BS)
- Contrôler les pièces comptables et le service fait et les soumettre à validation du responsable de service
- Transmettre au service Ressources Mutualisées des solidarités les pièces nécessaires au paiement des dépenses de la structure et au recouvrement des recettes.
3- Aider, selon les besoins, à la gestion du quotidien des Mineurs non accompagnés
- Accompagner les jeunes mineurs dans la gestion de leurs courriers : convocations, notifications administratives...
- Accompagner les jeunes mineurs dans leurs démarches de soins : bilans de santé, rendez-vous médicaux.,
- Assister les jeunes mineurs dans l'organisation de leurs déplacements
- Apporter une écoute active aux MNA et leur apporter un premier niveau de réponse
- Assister au plan administratif l'équipe éducative pluridisciplinaire : rédaction de courriers, prise de rendez-vous...
4- Assister le secteur d'activité "Evaluation et accompagnement
- Assister le référent technique et les travailleurs médico-sociaux dans les tâches administratives : compte- rendus, gestion d'agenda, organisation de réunions
- Créer, suivre et renseigner les échéanciers et tableaux de bord
- Identifier la nature des demandes formulées par les MNA par une écoute active et mesurer le degré d'urgence des réponses à apporter
- Apporter une aide aux jeunes dans le cadre des démarches courantes
- Contribuer à la prise en charge des situations en apportant ses connaissances et ses observations
5- Participer à l'organisation et au fonctionnement institutionnel et contribuer à la continuité du service
- Participer à l'élaboration des procédures, référentiels et documents structurants au niveau de la prise en charge des Mineurs non accompagnés
- Participer aux réunions et groupes de travail à la demande du responsable de service
- Assurer le remplacement, en cas de besoin, de l'assistant administratif du service.
- Signaler au responsable de service tout dysfonctionnement pénalisant la continuité et la bonne marche du service et de la structure.
Experience: Débutant accepté
Compétences: Logiciels comptables,Codifier une facture,Codifier un mandat,Codifier un titre,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Contrôler la conformité des données,Mettre à jour un dossier, une base de données,Utiliser les outils numériques
Permis: B - Véhicule léger souhaité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Experience: Débutant accepté
Compétences: Logiciels comptables,Codifier une facture,Codifier un mandat,Codifier un titre,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Contrôler la conformité des données,Mettre à jour un dossier, une base de données,Utiliser les outils numériques
Permis: B - Véhicule léger souhaité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.