Le CFA Futurosud-FEA, spécialisé dans la formation des métiers du sport, de l'animation et du tourisme sur la région PACA et Rhône-Alpes, est à la recherche, de son nouveau collaborateur sur la fonction de chargé(e) d'accueil pour le site de Marseille.
Missions générales:
-Assurer et garantir l'accueil physique (rare cas) et téléphonique,et le premier niveau de secrétariat de l'association dans le respect des normes administratives.
-Assurer des phases de reporting en lien avec la direction et les services concernés.
-Participer aux actions fondamentales de la vie associative.
Fonction d'accueil (physique, téléphonique, mail):
Gérer les appels entrants (donner les premiers niveaux d'information aux interlocuteurs, assurer les premiers filtres et orienter vers les bons services, prendre les différents messages et assurer la diffusion des informations en interne)
Assurer la gestion de la boîte mail générale du CFA et le courrier entrant (tri - dispatch - classement et archivage)
Assurer l'envoi du courrier externe (affranchissement - publipostage)
Gestion des fournisseurs :
Assurer la gestion des consommables - logistique interne
Assurer le suivi des contrats et factures clients fournisseurs (traitement, préparation des mises en paiement, classement, archivage)
Gestion administrative :
Assurer des prises de notes, rédiger des courriers, comptes-rendus
Préparer et organiser des réunions et salons
Gérer les réservations diverses (déplacements, restaurants, salons,..)
Gestion aide au permis et bourses de 1er équipements
Soutien des différents services de la structure en cas de besoin
Structure
Contribuer à la gestion de base de données et tableaux de bord
Être force de proposition et participer à la démarche d'amélioration de la qualité des processus et prestations de l'association
Assurer certaines permanences de l'Association et la représenter lors de certaines réunions, salons et forums
Contribuer activement à la démarche qualité
Liste non exhaustive
Poste pouvant être à 80% ou 100%.
Experience: Débutant accepté
Compétences: Méthode de classement et d'archivage,Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer un accueil téléphonique,Identifier, traiter une demande client,Assurer la confidentialité des informations,Assurer la gestion des plaintes et des réclamations,Faciliter la résolution de questions et démarches administratives,Fournir des informations générales sur l'entreprise,Garantir un suivi administratif,Gérer les stocks de fournitures de bureau,Rédiger des messages et des emails professionnels,Surveiller les livraisons et les expéditions
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Enseignement secondaire technique ou professionnel
Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Prendre des initiatives et être force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Experience: Débutant accepté
Compétences: Méthode de classement et d'archivage,Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer un accueil téléphonique,Identifier, traiter une demande client,Assurer la confidentialité des informations,Assurer la gestion des plaintes et des réclamations,Faciliter la résolution de questions et démarches administratives,Fournir des informations générales sur l'entreprise,Garantir un suivi administratif,Gérer les stocks de fournitures de bureau,Rédiger des messages et des emails professionnels,Surveiller les livraisons et les expéditions
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Enseignement secondaire technique ou professionnel
Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Prendre des initiatives et être force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.