Nous recherchons une secrétaire administrative (H/F) à temps plein sur un poste vacant au sein de l'Unité de Recherche Clinique.
Il/elle assiste la directrice dans toutes les tâches administratives, collaboratives et de communication, liées à son secteur. Ce poste varié offre des évolutions de missions en fonction des aptitudes et des besoins, dans un environnement hospitalier au fonctionnement inspiré de l'esprit « start-up ». Tous les profils correspondant aux compétences demandées seront étudiés
.
L'assistant(e) aura notamment pour missions :
- Assistanat Administratif : Gestion de l'agenda de la directrice : organisation des rendez-vous, réunions et événements internes et externes. Traitement du courrier et des échanges électroniques. Préparation et suivi des dossiers administratifs. Organisation logistique des réunions (convocations, comptes rendus, suivi des actions). Rédaction de notes, veille des appels à projets avec planification des échéances, commandes de matériel, de fournitures, bons de travaux, rédaction/gestion des conventions, etc.
- Gestion des annuaires notamment celui du personnel hospitalier publiant sur l'établissement (mise à jour annuelle avec relance des validations des publications scientifique sur une plateforme nationale -SIGAPS)
- Gestion des devis et facturations en lien avec le service financier. Suivi des procédures de marché public. Assistance pour les bilans d'activité divers.
- Soutien Organisationnel : Recherche/gestion documentaire : classement, archivage, mise à jour des bases de données. Assistance dans le suivi des indicateurs de performance et des tableaux de bord. Participation active à l'amélioration des processus internes. Organisation de la logistique des missions extérieures.
- Communication : Création et mise à jour de supports de communication internes et externes (affiches, newsletters, etc.) et diffusion. Participation à l'organisation des événements (conférences, séminaires, portes ouvertes, etc). Assistance dans la gestion des réseaux sociaux.
- Soutien à l'animation de réseaux : Ex : Gestion administrative et accompagnement à la communication et à l'organisation d'événement pour le réseau RICH1.
Profil:
Bac +2 (souhaité)
- Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et des outils collaboratifs. Maîtrise de l'outil Canva (minimum), voire d'outils de gestion de projets type TRELLO/MS Project ; utilisation de logiciels photo, vidéo, audio serait un plus.
- Capacité à rédiger et structurer des documents clairs et professionnels.
Connaissances de base en Anglais (au moins en lecture)
- Excellent relationnel, sens de l'organisation, grande rigueur, autonomie et gestion des priorités. Aptitude à travailler en toute discrétion et à respecter la confidentialité. Capacité à interagir avec divers interlocuteurs (internes et externes). Faire preuve de réactivité, proactivité, créativité, dynamisme, efficience, adaptabilité, ouverture d'esprit, sens du travail en équipe (solidarité, sens du service.), savoir anticiper les besoins.
- Avoir une sensibilité pour comprendre les sujets techniques, intérêt et curiosité pour la recherche en santé, l'innovation et la communication.
- Aimer apprendre de nouvelles choses chaque jour.
Condition de travail :
- Poste basé au Puy-en-Velay, au sein du Centre Hospitalier Émile Roux avec des déplacements possibles sur la Haute-Loire. Déplacements occasionnels possibles en dehors du département.
- Horaires globalement fixes mais flexibles selon les besoins de l'activité.
- Repos fixes les samedi, dimanche et jours fériés. Participation occasionnelle à des événements hors horaires habituels selon les besoins et le profil (soirées, week-ends).
- Temps de travail : Temps plein
Experience: Débutant accepté
Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification: Employé non qualifié
Secteur d'activité: Activités hospitalières
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Experience: Débutant accepté
Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification: Employé non qualifié
Secteur d'activité: Activités hospitalières
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.